摘 要：文书档案作为组成档案管理工作的重要内容，在一定程度上可以见证整个社会发展的过程，有助于客观问题的反映与处理、决策记载，是一门难度大、要求高和专业性强的工作。近年来，随着社会经济的高速发展，再加上社会制度的不断完善，相应的极大的提高了文化档案的管理要求。为此，需要致力于该管理水平的提高，保证能够顺利的开展办公室自动化，从而有助于管理工作效率的显著提高。
关键词：文书档案管理；办公室自动化；应用研究
随着科学技术的发展和时代的变迁，文书档案管理水平的高低主要体现在管理人员所提供的档案信息是否及时、准确且系统。档案在一定程度上是记录各项事业发展的重要依据，可供考察历史行为。为促进办公工作效率、文书档案管理水平的提高，办公室自动化应运而生，社会各方面的需求都能够得到极大满足。
1、办公室自动化的应用优势
1.1工作效率的提高
近年来，我国社会经济获得了突飞猛进的发展，科技水平较之前相比有了显著的提高，信息技术广泛应用在各个工作场地中，媒体信息源十分强大，相应提高了信息的处理水平。传统档案管理以人工操作为主，费时费力且办事效率低下，出现各种误差的可能性较大。在办公室中通过应用计算机，有助于工作效率的提高和工作压力的减轻，从而能够更加合理有序地开展各项工作。
1.2更加便捷的获取信息
管理文书档案时一般需要海量信息，传统管理主要依靠书记载，费时费力且效率不高，大家不能一起分享资源，从而会浪费大量的信息资源，且不便于紧急查找资料。通过应用计算机工作技术与手段，能够减少各种不必要的麻烦，还能将较为科学的档案管理系统建立起来，实现系统化的管理，充分共享各种资源，帮助人们强化对档案管理工作的认识，最终能够促进办事效率的提高。
1.3安全性与稳定性的提高
文件传送的传统方式以人工为主，若传送距离较长，则主要借助运邮，致使时间都耗费在传送路上，甚至稿件丢失的情况还会出现，进而不可避免的会对办事效率造成影响。值得一提的，一定不能外流办公重要信息，若不慎外流则极易影响工作的开展。电子传送具有一定的隐蔽性，可以最大限度的保障其安全性，且文件传输较快，不会受到距离的干扰。
1.4办公难度的降低
办公室自动化对于一般工作，可以促进办事效率的显著提高，针对某些特殊工作，有助于办公难度的减少。如：气象管理工作，任务繁重且十分复杂，计算机具有庞大的储存空间 ，将其应用到气象管理中可以降低工作难度，减少工作压力，促进办公效率的显著提高。
1.5电子文件保存期限长
纸质文件经长期翻阅后必然会出现磨损的情况，而电子文档可以避免这种情况，只有具备通畅的网络便可以无限的延长保存期限。同时，纸质文件资料的存放地点比较固定，通常会占用很大的空间，面对资料数量不断增加的情况下还需要开辟另一个地点进行存放。电子文档除了不会占用空间之外，且携带比较比较方便。另外，纸质材料极易受到环境的干扰，出现发霉和氧化的可能性较大，而电子文档不仅阅读方便，且稳定性，受到损坏的可能性较小。
2、存在的问题
在文书档案管理中通过广泛应用办公室自动化，可以促进办公文件管理效率的显著提高和工作人员负担的减轻，但是不可避免的存在众多问题，急需要进行科学的改进，以此有助于管理方案的健全与完善。
2.1保密性受到限制
电子档案相比较于文书档案，其具有一定的透明度，能够将文字转化为相应的计算机语言，因手写文字的独特性已经失去，相应就不能按照字迹对文书的真实性进行判断。如：在对文件签名进行审批时 ，很难对其真伪进行验明，这与电子文件不能识别盖章或签字真伪有很大的关系。然而，随着科学技术的发展，借助书写板可以将手写签名向需要签名的地方传输。但是，因机密文件保护工作具有很大的难度，如此便给一些不法分子以可乘之机。
2.2提高了档案管理人员的工作要求
对于电子档案管理人员来说，需要掌握管理文档的方法，并且还需要熟悉计算机技术与通讯设备的使用，因此相应的提高了工作人员的要求。根据传统纸质管理程序、方式、理论和原则，在管理电子文件时可以将计算机技术与网络通讯语言结合起来，从而可以最大限度的保障管理的有序性。因此，急需要促进管理人员专业素质的提高，除了掌握基本计算机操作技能之外，还需要具备先进的管理水平和丰富的管理经验，从而可以确保管理自动化能够真正实现。但是，现实情况是这类高素质管理人员社会上比较紧缺，若不会操作设备，则即便是引进先进的管理设备，也很难将设备作用充分发挥出来，为此需要适当的提高管理人员的专业素质。
3、应对方法
3.1文件保密性的提高
通过内外分离办公用网络的方式，有助于文件资料保密性的提高，这种防护主要包括两层。一方面，路由器防护：该防护是进行隔离防护的重要措施，能够将不属于本单位的IP地址连接都屏蔽掉，先将全部人屏蔽掉然后将不用屏蔽的IP地址和服务器加入其中，如此一来便不会对任何人的基本网络造成干扰。另一方面，隔离防火墙：防火墙有助于防盗性能的极大提高，通常都具备认证机构后，保护区域内很难进入闲杂人。防火墙种类繁多，能够对进出网络的数据进行过滤，对进出网络的访问行为进行管理，可以将某些禁止业务封堵起来，还能将通过防火墙的信息活动与内容记录下来，检测与警告网络攻击。因此，需要将基础防护工作做好，在充分保护文件的基础上，对访问人群与数量进行严格限制，并且可以将部分入侵者过滤掉。
3.2促进管理人员综合素质的显著提高
管理人员的技术水平将直接对工作速度与质量造成影响。第一，通过高端硬件设施与技术产品的引进，保证管理人员能够对其性能进行充分的了解 ，然后通过学习保证能够熟练的应用。第二，引导工作人员积极的学习与管理方面的内容，如分阶段进行考核，强化对外界之间的交流，借鉴国外优秀成果， 促进自身交际面的增大，随时关注科技情况，将最先进的技术引进，促进工作效率的提高。
结束语
综上所述，本文详细介绍了办公室自动化在文书档案管理中的优势与问题，然后针对所存在的问题，提出了针对性的解决措施。
参考文献
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