摘 要:2020年初，新冠病毒的爆发，给全国人民带来了前所未有的战“疫情”斗争，为尽快的结束这场斗争，单位停工、学校停学，与民生无关的经济活动全部暂停，所有人民尽可能的呆在家里不外出，人事档案工作同样暂停，但是利用不会暂停，人员的离退去世需要利用到人事档案，单位的调兵遣将需要用到人事档案信息等等，那么在这样严峻的特殊时期，人事档案该怎样提供利用呢？本文从特殊时期人事档案利用的困局出发，探索人事档案利用的新途径，以适应不断变化的时代发展。
关键词:特殊时期;人事档案 利用
2020年初爆发的新冠病毒，导致当时长达几个月的停工、停学，直到如今，全球疫情仍在蔓延，而我国也做好了疫情常态化的准备，每一次小范围的爆发都会采用短时间的居家隔离，直到疫情消失，在停工停学的这段时间，人事档案的利用没办法停止，比如人员的离退休或者去世需要用到人事档案，而根据人事档案管理规定，人事档案不能私自带回家中，也就是不能在家办公，这样就会与这种特殊时期的需求产生冲突，那么在这些特殊时期，我们如何能既不违反人事档案管理规定又完成必须的利用，就成了人事档案管理人员思考的重要问题，也会成为人事档案管理工作的常态。
一、人事档案利用现状
我国人事档案历史悠久、源远流长，历朝历代都有自己的规定，并有着各种各样的记录模式和保管措施，新中国的人事档案管理工作正式开展，则是在中华人民共和国成立之后，随着干部人事制度的建立与发展而建立，1956年，中组部召开第一次全国干部档案座谈会，指制定了我国第一部全国性的干部档案工作法规—《干部档案管理工作的暂行规定》，明确了人事档案归党和国家所有，制定了一系列的人事档案管理的指导性意见，虽然之后几次修改，但人事档案的属性未变，人事档案的利用也一直有以下特点：
（一）严格的保密性
人事档案是人事管理活动中形成和产生的，是反映个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩等情况的历史记录材料，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评价人才的重要基础，是个人维护合法权益的重要依据，因此，各单位人事档案的利用必须要由组织人事部门的人员经过严格的审批程序，并在规定的场所进行查阅利用，并且要严格遵守保密要求。
（二）利用形式的单一性
一般情况下，人事档案只允许现场查阅，不允许复印，如果需要信息较多，可在档案保管部门进行摘抄，不允许拍照，由人事档案保管部门对摘抄的内容进行盖章认定，而且无论是查阅还是摘抄都需要组织人事部门的两名中共党员持单位介绍信和利用审批表来进行查阅工作，从人员到利用形式都需严格遵守相关规定，造成了人事档案利用形式的单一。
二、人事档案信息开发
人事档案的特性使得在特殊时期比如遇到疫情需要隔离在家的情况无法提供利用，这也与信息化时代的档案需求有些脱节，究竟该如何解决这一问题呢？经过认真思考及这两年的人事档案管理实践，我认为可以对人事档案信息进行开发利用，主要体现在以下两个方面：
（一）编制详尽的个人简历
单位有人员去世时，会需要档案信息包含这个人的基础信息和工作经历来编制讣告，讣告是这个人在这个世间的最后一份简历，从尊重逝者的角度出发，讣告里的所有信息都需要准确完整，能达到这一要求的只有他的人事档案了，如果不幸，在特殊时期去世的人，人事档案的利用会非常的麻烦也会造成不必要的风险，而解决这一问题的办法就是人事档案管理人员依据人事档案编制详尽的个人简历，虽然过程有些难，但是一旦完成，对今后的工作会提供很大的便利，因个人简历属于档案信息资源的开发成果，所以在利用时手续要相对简便些，提供利用也比较方便。
（二）尽可能全面的收集个人信息并汇总成电子目录
在这些年的人事档案工作经历中，经历过不止一次的查阅人事档案来核对信息，每一次要求的内容都有所不同，原始的档案目录一般只包含了姓名、性别、出生日期、籍贯、参工时间、入党时间等，已经不能满足单位发展的需要了，而单位一旦需要人员信息就会要求人事档案管理人员提供，对档案管理人员的要求会越来越高，这就促使人事档案管理人员利用人事档案提前主动完善信息，例如笔者这些年根据每一次档案审核完善了除经历以外的几乎所有信息，除之前的基础信息外，还包含了学历（全日制、在职、毕业院校、专业、学位、毕业时间）、岗位（职称获得时间、聘用时间）、身份证、联系方式等等，并经常对这些信息进行更新。这样，无论什么时候单位需要信息，我们都能快速的提供出来，也从另外一方面提高档案管理人员在单位的地位。
三、人事档案信息开发利用
虽然部分单位完成了人事档案信息化工作，但目前来说，也仅仅是换了一种保管载体，，由于人事档案工作的特性，其人事档案利用方式和利用要求并没有改变，对于突发情况，其利用也成了一个挑战，但依据人事档案而开发出来的信息利用起来就相对简单和便捷，但也应遵循以下规则：
（一）制定利用相关程序
虽然开发出来的档案信息不像人事档案密级那么高，但是因涉及到个人信息，还是应该制定相关的利用程序，要有利用原因及领导审批程序，这些信息由人事档案管理部门负责保管并负责解释，不能随意提供。
（二）明确知悉范围
人事档案信息开发是为了更好的服务单位，利用一般也只是单位层面的利用，但在提供利用时应根据单位需要提供相应的信息，范围要精准，减少信息外泄的机会，也应该明确信息使用者的知悉范围，不能随意扩大使用范围。
总之，现代社会是一个追求高效率的社会，也是一个日新月异的时代，人事档案管理也应该紧随时代的发展，虽目前不能实现在家办公，但是我们也可以通过人事档案信息的开发来满足不同时期档案的利用需求，为单位发展贡献自己的一份力量。
