浅谈如何搞好档案管理工作

档案管理是对档案信息资源进行科学收集、整理、保管、利用与开发的系统性工作，是保障组织历史记录完整、支撑决策制定、规避运营风险的关键环节。做好档案管理需立足规范化、信息化、专业化三大核心，构建全流程管理体系，兼顾安全性与实用性，实现档案从“存得住”向“用得好”转变。

一、夯实基础：构建规范化管理体系

规范化是档案管理的前提，需通过明确标准、理顺流程，让每一项工作都有章可循。

（一）明确档案管理范围与分类标准

首先要界定档案收集范围，确保应管尽管。需覆盖组织运营全领域，包括但不限于：行政类（公文、会议纪要、规章制度等）、业务类（合同协议、项目方案、业务报表等）、人事类（员工档案、劳动合同、考核记录等）、财务类（会计凭证、账簿、审计报告等）、声像类（照片、视频、录音等）及实物类（奖牌、证书、印章等）。

在此基础上，制定科学的分类体系。可采用“年度—机构—问题”或“年度—问题—机构”等分类法，确保分类逻辑清晰、层次分明。例如，某企业档案分类可分为“2024年—市场部—营销活动”“2024年—财务部—税务申报”等子类目，同时为每个类目编制唯一代码，便于后续检索与管理。分类标准需形成书面文件，经组织内部审议通过后统一执行，避免因人员变动导致分类混乱。

（二）理顺部门协同机制

档案管理不是档案部门的“独角戏”，需建立跨部门协同网络。明确档案部门为牵头单位，负责统筹规划与业务指导；各业务部门设立兼职档案员，负责本部门档案的初步收集、整理与移交；将档案工作纳入部门绩效考核，对按时移交、档案质量高的部门予以表彰，对漏交、错交的部门进行督促整改，形成“全员参与、分工负责”的工作格局。同时，定期召开档案工作协调会，解决跨部门档案移交、共享中的问题，确保流程顺畅。

二、突破升级：推进档案管理信息化建设

在数字化时代，信息化是提升档案管理效率的核心手段，需通过技术赋能，实现档案管理的智能化与便捷化。

（一）搭建适配的档案管理系统

根据组织规模与需求，选择或开发专业的档案管理系统。小型组织可选用成熟的商业化软件，满足基础的录入、检索、保管功能；中大型组织可定制开发系统，实现与OA办公系统、业务系统的数据对接，自动同步公文、合同等档案，减少人工录入工作量。系统需具备核心功能：一是档案著录，支持批量导入档案元数据（如标题、作者、日期、分类等），生成电子目录；二是检索查询，提供关键词、多条件组合检索，实现“秒级查档”；三是权限管理，按岗位、部门设置不同权限（如查阅、下载、修改），保障档案安全；四是统计分析，自动生成档案收集量、利用次数等报表，为管理决策提供数据支撑。

（二）规范电子档案管理流程

电子档案与纸质档案需同步管理、互为补充。一方面，做好电子档案的“源头管控”，要求各部门生成的电子文件采用标准格式，确保长期可读；对接收的外部电子档案，先进行病毒查杀，再审核内容完整性，符合要求后纳入系统管理。另一方面，建立电子档案“双套制”保管机制，重要电子档案需备份纸质版本，同时对电子档案进行多重备份——本地服务器备份与云端备份结合，定期开展备份数据校验，防止数据丢失或损坏。此外，需遵循电子档案管理相关国家标准（如《电子档案管理系统通用功能要求》），确保电子档案的法律效力与长期可用性。

三、强化保障：筑牢档案管理安全防线

档案承载着组织核心信息，安全性是档案管理的底线，需从物理安全、信息安全、制度安全三个维度构建全方位防护体系。

（一）保障档案物理安全

针对纸质档案，需建设标准化档案库房。库房选址应避开潮湿、高温、易燃易爆区域，配备恒温恒湿设备（温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%）、消防器材（如干粉灭火器、气体灭火系统）、防虫防霉药剂，定期开展库房巡查，记录温湿度、设备运行情况，及时处理隐患。档案存放需使用专用档案柜，按分类顺序排列，柜内放置防潮剂、防虫剂，底层档案垫离地面10厘米以上。对于重要档案，可设置单独的保密库房，配备门禁系统，限制人员进入。

（二）守护档案信息安全

针对电子档案，需强化网络与数据安全防护。一是搭建安全的网络环境，档案管理系统部署在内部局域网或专用云平台，与互联网物理隔离或通过防火墙严格控制访问；定期更新系统补丁，安装杀毒软件、入侵检测系统，防范网络攻击与病毒入侵。二是严格权限管理，实行“最小权限原则”，仅为必要人员开放对应权限，定期排查权限设置，及时回收离职人员权限；档案查阅、下载需留下操作日志，记录操作人、操作时间、操作内容，便于追溯。三是加强涉密档案管理，防止信息泄露。

（三）健全安全应急机制

制定档案安全应急预案，明确突发事件（如火灾、水灾、系统故障、数据泄露）的处置流程、责任人员及应急联络方式。定期组织应急演练，如模拟档案库房火灾时的疏散转移流程、电子档案系统崩溃时的备份恢复操作，提升工作人员应急处置能力。同时，建立档案损失责任追究制度，对因失职渎职导致档案损坏、丢失、泄露的，依法依规追究相关人员责任，以责任倒逼安全意识落实。

总之，搞好档案管理是一项系统工程，需以规范化为基础、信息化为动力、安全性为保障、利用性为目标，环环相扣、持续推进。在实践中，需结合组织实际情况，动态优化管理体系，适应时代发展需求；同时，强化全员参与意识，让档案管理融入日常工作的每一个环节。只有这样，才能实现档案资源的科学管理与高效利用，为组织高质量发展提供坚实的档案支撑。