科学建构公共卫生突发事件档案管理体系

一、引言

众所周知，突发性公共卫生事件突发性强，往往给社会造成一定的人员伤亡、财产损失和生态环境破坏。鉴于其在很短时间内造成的严重社会危害，极大地危及公共安全。及时、有效、正确地处理突发公共卫生事件，成为包括疾控中心在内的各级政府部门义不容辞的责任。为此，疾控中心档案部门要因地制宜，建立健全突发性公共卫生事件档案管理体制，积极发挥公共卫生事件档案在处理突发性公共事件活动中的参考作用。

二、公共卫生突发性事件档案的特点及重要性

（一）公共卫生突发性事件档案特点 

突发公共卫生事件发生突然，发展迅速，波及面广，影响力大。档案资料的形成是政府为群众服务的真实记录，显示科技的强大威力，展现政府各部门分工合作、团结一心应对突发灾难的凝聚力；有的突发疫情分布广，且有呈地区性、季节性分布和长期变化的趋势，收集其档案材料必须有全局意识；从突发性公共卫生事件档案材料来源看，有文书类、科技类。从载体看，有纸质、声像、电子、实物等。它们构成突发事件档案一个整体，全面记录疾病预防控制部门处理突发事件的整个过程；突发疫情涉及面广，公众关注、社会影响一般比较大，档案工作与整个突发事件成为其事件处理工作的重要组成部分，具有一定的保密性。

（二）公共卫生突发性事件档案的重要性

首先，档案对社会活动具有普遍的借鉴和指导意义，突发公共卫生事件档案的警示和借鉴作用尤其明显。在2003年SARS防治中所积累的经验形成的档案，由于管理和提供利用的及时到位，使其平时就处于“准动员”的状态，在2005年禽流感、麻疹等传染病的防控中起到了警示作用，取得了显著的效果。日常工作中，加强各类基础信息的收集整理，以及应急预案的完善和演练、应急能力的建设和演练、应急信息系统的维护和完善，才能在事件出现时充分利用信息，合理调配资源和快速进行指挥决策。档案以其强大的信息资源，为各级政府和部门从容应对突发事件打下坚实基础。其次，及时分析、汲取突发性公共卫生事件预防控制过程中的经验，有利于不断改进和完善应急准备和各项工作的安排部署，可取得举一反三的效果。档案对突发事件的指导作用是显而易见的。很多重大突发事件都有相似或相近的发生、发展规律，突发公共卫生事件档案为各级政府部门应对类似事件决策提供了科学依据，快速制定并启动相应的紧急预案，将损失减少到最低限度。

三、突发公共卫生事件档案的归档

（一）明晰归档范围

根据中心在预防非典、甲流工作中收集、整理文件材料的经验，疾控机构在突发公共卫生事件中档案的归档范围应包括如下内容：各级党委和政府在处理突发公共卫生事件中的重大决策、预案、监测方案、会议材料；各级党委和政府在处理突发公共卫生事件中的讲话、指示；本单位及下级单位建立突发公共卫生事件应急机构文件材料；疫情信息，包括流调报告、病例报告表、个案统计表等；针对突发公共卫生事件所采取的措施；电子传输文件材料；进行健康教育咨询、人员培训情况；本单位印发的宣传材料，新闻媒体刊登的本单位的宣传稿件；防制突发公共卫生事件形成的声像材料；药品、器械、物资调配、储备情况。

（二）明确归档要求

1. 归档文件系统性基本要求，归档文件要收集齐全，遵循文件形成的规律，按照文件之间的历史联系、文件特征和价值分类整理归档（立卷），使其正确地反映机关活动的基本面貌，以便于保管和使用。其中单位内党和行政机构的文件材料应分别整理归档；文件和电报一般应按其内容联系统一整理归档；绝密文件和电报应该单独归档；注意区分文件价值，需要永久、定期保管的文件一般应分开整理归档，以便在档案室重点保管和日后向档案馆移交。

2.突发公共卫生事件归档案卷在技术加工方面应符合下列基本要求，案卷封面的各个项目均应填写清楚，特别是案卷题名、内容和形式；要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限；需要永久和定期保存的案卷，卷内文件应按一定次序排列好，并逐张逐页编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”。

四、探索档案的形成和整理规律　

突发公共卫生事件的处置有其自身的规律，存在着事件发生的突发性、处置时间的紧迫性、指挥决策的随机性、人员技术的综合性等特点。因此档案收集整理也就不能按部就班、循规蹈矩。在收集方法上，不能像常规工作那样以固定的组织机构为主，而必须随着事件的发展，以各个阶段的应急组织为主体进行收集;在收集范围上，不能满足于纸质材料，而应该根据现代技术发展的实际，纸质、电子文档和声像实物并重，尤其要注意网络报告资料和电子邮件稿件的收集;在整理方法上，突破传统的部门、门类的束缚和重要在先、一般在后等习惯，要充分按照突发公共卫生事件的发生发展规律，反映其客观真实的全过程。在明确进馆之前，最好以专题的形式，相对独立地登记编号和排列，保持进退自如的状态。

五、提升编研质量

信息资源的形成有赖于档案资源的积累与开发。对突发公共卫生事件档案资源进行研究开发，编纂出有利于突发事件应紧处理借鉴的精品材料，是档案管理人员做好突发公共卫生事件档案管理的要素之一。档案工作者必须通过对第一手原始资料进行认真分析梳理，去粗取精，加工提炼，对信息多层次、多渠道地开发加工，从不同的视角，全方位、多角度地认识突发公共卫生事件。对历史上突发事件档案进行深度编研，丰富档案信息；对新发生的突发事件结合历史，分析解剖，形成新的观点和理论。并将各个突发事件的发生、发展、应对、善后工作等全程纳入社会、历史发展的大背景之中，将其中的精华总结归纳，以翔实性和专业性形成精品工程，为利用好档案提供有力保证，通过高质量的编研，使突发公共卫生事件档案的价值得以提升。

六、档案管理科学化与规范化

（一）构建科学的制度建设

突发公共卫生事件的发生是突然的、没有任何准备的。而这些事件就其社会意义来说，都特别受人关注。此时上到各级领导，下到具体的业务人员，都倾其全力处理面上的工作，时间又特别紧，常常顾不上档案形成、收集等具体事情。

但如果当时不形成和收集，可能会造成无法追补的后果。要解决这个矛盾，一是靠制度建设，要在疾控中心的制度、操作手册、作业指导书以及各类突发公共卫生事件处置预案、工作方案中，明确档案形成、收集、整理的范围、方法和责任;二是加强宣传教育，全面提高领导和职工的档案意识、规范意识和制度意识，使之能在任何紧急情况下，都能深刻绷紧档案这根弦，从而成为自觉的行动。

（二）建立健全织机构

首先是要充分发挥经常性的档案网络，包括专职档案员及各部门的兼职档案员的作用。这是做好重大突发公共卫生事件档案的主要力量。尤其是兼职档案员，分布在各个部门，了解各类事件的发生、进展及其重要程度，并且熟悉该方面业务，能够也应当开展相应的收集整理工作。其次是各单位在成立各类应急组织时，应充分吸收档案人员或其分管领导参与;其信息组织不仅要承担分析汇总、上传下达和对外宣传的职能，还要负责主动收集和整理归档。专职档案员也要和各类应急组织保持经常性的联系，增强敏感性，提高主动参与的积极性。

七、公共卫生突发性卫生事件档案的利用

由于突发公共卫生事件涉及面广，影响深远，因此利用面也非常广泛。为保证其利用价值的全面提高，档案管理人员要勇于突破传统利用模式，开动脑筋，拓展服务领域，改变服务方式，强化服务手段，变被动为主动，在做好日常提供利用的同时，坚持上门服务。要结合现阶段的社会需求，为机关、学校、部队、各企事业单位举办专题讲座和巡回展览，为社会各界的危机预警、决策制定和组织实施提供生动教材，以提高突发事件档案的知情度，达到以史为鉴、以史明志的目的。在突发公共卫生事件的处置过程中，档案工作者要正确运用互联网、电视、电话、传真、报刊杂志等先进的科技手段，发挥档案信息的最大潜能，最大限度地提高档案资料的利用率。要在充分利用现有资源的基础上完善医疗救治信息网络，实现卫生行政部门、医疗救治机构与疾病预防控制机构之间的信息共享。档案部门要与各职能部门之间建立网上链接，实现多元互助，资源共享，直至建立区域乃至全国突发性公共卫生事件专题档案数据库，让更多的人了解档案，利用档案，形成借鉴经验、应对灾害的共识，提高群众参与应急管理能力和自救能力。

八、结束语

综上所述，突发性公共卫生事件突发性强，往往给社会造成一定的人员伤亡、财产损失和生态环境破坏。鉴于其在很短时间内造成的严重社会危害，极大地危及公共安全。及时、有效、正确地处理突发公共卫生事件，成为包括疾控中心在内的各级政府部门义不容辞的责任。为此，疾控中心档案部门要因地制宜，建立健全突发性公共卫生事件档案管理体制，积极发挥公共卫生事件档案在处理突发性公共事件活动中的参考作用。

参考文献

[1]于宏艳.公共卫生事件档案的管理与利用 [J]《兰台世界》 2016年S1期

[2] 韩光春.我国公共卫生事件档案的管理与利用浅议[J].办公室业务,2015,(18).66-67.