摘 要：随着我国信息化的不断加强，档案管理已从过去管理的文书档案不断发展为当前的综合档案，计算机及信息数字技术推动了办公目自动化的普及，办公自动化给档案管理带来巨大的便利，我们可以随时调用重要资源。因此，解决目前档案管理方面的问题，实现合理、有效的办公自动化管理，已成为当前档案工作的重要部分。
关键词：办公室自动化；档案管理；办公自动化管理的应用
1、传统的档案管理存在的问题
传统档案管理的保存工作不容易做好，造成档案资料容易出现不同程度的遗失、由于多数文件档案需要长期保存，为了改善文件存储的环境，避免可能造成档案纸张受潮、虫蚀或火灾等灾害，相关单位每年都需要投入大量的文档保管费用此外，由于经常翻阅而产生资料和信息的遗失现象也时常发生，这会给相关单位带来不同程度的损失。此外，由于档案需要反复查阅，有需要时还有带出查阅场所，这样就存在原件受损或者遗失的可能性，影响了档案保管与利用管理工作的顺利进行。传统的档案管理方式存储档案的数量极其有限，而当今社会由于科技和文化的迅速发展，档案的种类和数量也在不断增加，涉及的方面也很广，当信息大量的产生时，则会使归档工作难度加大，使管理工作的效率极大地降低。根据目前传统档案管理存在的上述问题，我们可以清楚地看到传统的档案管理方式已不适合当今的情况，我们需要对传统的管理方式进行改革，实行档案管理的办公自动化，这样才能更好地做好档案管理工作。
2、办公自动化对档案管理的影响
2.1对档案工作的规范化标准化要求更高
办公自动化的应用要求档案工作必须做到规范化及标准化，只有规范的档案信息才能用电脑处理，才能在公共网络上实现交流与共享。所以，档案管理的各项基础工作必须实行标准化。
2.2有助于买现文件与档案管理一体化
办公自动化中文件处理和档案管理直观地表现为一个连续的过程。例如，在电视台所有的公文都需办公室处理，当办公室接到公文后，除了要在电脑上对其特征进行著录，还要利用数据库编制检索工具对文件内容和主体进行分类确定其内容特征标识，完成标引过程这就是文档一体、随办随归的档案综合管理这种管理模式极大地降低了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率和质量。
2.3对档案保管条件要求更高
办公自动化对档案管理和保管环境有很高的要求。机读档案对保管环境的温度要求在20±20℃.对相对湿度的要求在50±5%。此外，归档的磁盘需要写保护措施，磁盘按编号顺序竖放到专门的载体上，使用时，不能用手直接触摸磁盘的裸露处，也不能弯折磁盘、用硬笔在保护套上划写，以防止机械损伤。
2.4对管理人员的素质要求更高
办公自动化要求档案管理人员不断提高自身素质及科学文化水平才能胜任本职工作，档案管理人员凭借原有的管理和保护知识是管理不好新型载体档案的，只要及时更新自己的知识体系，学习新知识、掌握新技术，了解和熟悉新设备的工作原理、特点、功能使用等等，提供自身的管理水平与业务能力，才能适应现代管理工作和科学技术发展的需求。
3、办公自动化往档案管理中的应用
3.1电子档案的收集工作
在办公自动化中，电子档案管理过程的前端必须延伸到系统设计阶段，这就要求相关档案部门积极参与档案管理的办公自动化的开发中，以功能合理的文件管理管好电子文件。
3.2电子档案的整理工作
电子文件的整理是指根据有关原则和方法，把收集积累的电子文件进行分类处理具体到某一单位，首先，此单位各部门的文书人员根据纸质档案的归档范围将需要归档的电子文件进行分类、划分保管期限;然后，定期归入档案库及档案数据库的文件，档案人员可以随时检查文书人员所做的分类和保管期限是否正确，并及时作出更正，并在年终进行计算机辅助组卷，之后系统会自动生成各种检索目录，这样不仅完成了电子档案的整理工作，也形成了各种检索目录。
3.3电子档案的保管工作
电子文件的特征不同于纸质文件，任何做好保护和维护工作，使其安全可靠并长期处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。
3.3.1要保证电子档案载体物理上的安全
通常情况下，电子档案以脱机的方式存储到一定介质中，此时需要创设一个适宜其保护的环境，比如温湿度的控制;并保证避光、防变形的需求;远离有害气体等。
3.3.2要保证电子档案内容逻辑上的准确
电子档案的存储必须依赖一定的计算机硬件平台，将其以人们能够直接阅读的格式展现在读者面前，所以，在运用电子档案时，不仅要保护好电子档案，更重要的是对电子档案所依赖的技术、数据系统及相关定义参数进行保存。
3.3.3要对电子档案载体进行有效的检测与维护
对于电子档案的检测与维护，一定要综合考虑技术、人员、环境、设备与电子档案自身的特性，根据它们的综合因素来确定技术方案和管理模式，以确保电子档案能更安全、更可靠地进行保存与管理，能够长期处于可准确提供利用的状态。
4、电子档案的利用工作
相比于纸质档案，电子档案存在更便捷的特性但此特性是建立在电子档案所依赖的技术上的，只有采取一定的管理手段才能实现电子档案提供利用的方法有:提供拷贝、通信传输、直接利用等。
总之，随着科技的进步，计算机技术的广泛使用，档案管理的办公自动化逐步变为一种发展趋势，我们也能清楚的得知办公自动化具有更多的优势，其能极大地改善传统档案管理的许多缺陷，查阅者能够更快速、更便捷的获取他们所需的资料，从而提高了查阅速度和工作效率。在不久的将来，档案管理的自动化势必会被更多的单位所利用，受到更多工作者的青睐。
参考文献
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［2］张亢.档案管理的办公自动化初探［J］. 办公室业务，2012.
［3］张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011 (01): 211.
作者简介
廉华，就职于江汉油田采油厂，职务：初级工程师。
