浅谈如何搞好档案管理并提高管理效率

档案管理作为组织管理的重要组成部分，不仅是对历史信息的留存，更是支撑决策、提升运营效率的关键环节。在信息爆炸的当下，搞好档案管理、提升效率需以 “规范为基、技术为翼、需求为导”，构建全流程高效管理体系，实现档案从 “被动保管” 到 “主动赋能” 的转变。

一、以规范化为前提，筑牢高效管理根基

混乱的管理流程是效率的最大阻碍，只有建立标准化体系，才能让档案管理各环节有序衔接、高效运转。

（一）明确分类标准，实现 “有序归集”

科学分类是快速检索、高效利用的基础。需结合组织业务特点，制定清晰的档案分类体系，避免 “杂乱堆放”。可采用 “年度 — 部门 — 业务类型” 三级分类法，覆盖全领域档案：行政类（公文、会议纪要）、业务类（合同、项目方案）、人事类（员工档案、考核记录）、财务类（凭证、报表）等，每个类别赋予唯一代码，如 “2024 - 市场部 - 营销活动 - 001”。同时，编制《档案分类目录手册》，明确各类档案的收集范围、归档要求，分发至各部门，确保全员统一标准。例如，某企业规定营销活动档案需包含方案、预算、执行报告、效果分析 4 类材料，既保证归档完整性，又避免冗余信息占用资源。

（二）优化全流程制度，打通 “效率堵点”

以 “收集 — 整理 — 保管 — 利用 — 销毁” 全生命周期为核心，完善制度流程，消除环节冗余。

收集环节：实行 “源头责任制”，各部门设兼职档案员，负责本部门档案的日常归集，每月末集中移交至档案管理部门，同时提交《档案移交清单》，明确档案数量、类型，档案部门核对无误后签字确认，杜绝漏交、错交。

整理环节：规范操作标准，纸质档案统一采用 A4 规格、左侧装订，电子档案统一格式（PDF、DOCX）并按 “日期 - 部门 - 标题” 命名。引入 “批量处理” 模式，对同类型档案集中编号、著录，减少重复劳动。

鉴定与销毁环节：成立鉴定小组，每两年对档案价值进行评估，划分永久、长期（10-30 年）、短期（10 年以下）保管期限，对到期无价值档案，经审批后由两人监督销毁并留存记录，避免无效档案占用存储空间。

（三）建立协同机制，凝聚 “管理合力”

档案管理不是单一部门的任务，需构建 “全员参与、分工协作” 的格局。明确档案部门为统筹核心，负责制度制定、业务指导；各部门负责人为第一责任人，将档案工作纳入部门绩效考核，对按时移交、档案质量高的团队予以奖励，对拖延、遗漏的进行督促。每季度召开档案工作协调会，解决跨部门移交、共享中的问题。

二、以信息化为动力，破解效率提升瓶颈

数字化技术是提升档案管理效率的核心手段，通过技术赋能，可打破传统管理的时空限制，实现 “高效检索、便捷利用”。

（一）搭建智能档案管理系统

根据组织规模选择适配系统，小型组织可选用成熟商业化软件，中大型组织可定制开发，实现与 OA 办公系统、业务系统的数据对接，自动同步公文、合同等文件，减少人工录入工作量。系统需具备三大核心功能：

快速著录：支持批量导入档案元数据（标题、作者、日期、分类等），自动生成电子目录，著录效率提升 50% 以上。

精准检索：提供关键词、多条件组合（如 “2024 年 - 财务部 - 审计报告”）检索，结合智能算法，实现 “秒级查档”，解决传统 “翻箱倒柜” 的低效问题。

权限管控：按岗位设置 “查阅 - 下载 - 修改” 分级权限，例如普通员工仅可查阅本部门非涉密档案，管理层可跨部门查询，既保障安全又方便使用。

（二）推进档案数字化转型

针对存量纸质档案和增量电子档案，实行 “双线并行” 管理，加速数字化进程。

存量档案数字化：制定扫描标准，明确分辨率（300dpi）、色彩模式（黑白 / 彩色），优先对高频利用、永久保管的档案进行扫描，安排专人校对扫描件与原件的一致性，确保 “数字准、内容全”。扫描完成后，在系统中建立 “电子档 - 纸质档” 关联，便于溯源。

增量档案电子化：要求各部门新增文件优先以电子形式生成，统一格式标准，外部接收的纸质文件及时扫描归档，实现 “即产生、即归档”。同时，推行电子档案 “双备份” 制度，本地服务器与云端同步存储，定期校验备份数据，防止丢失。

（三）简化利用流程，实现 “高效服务”

依托信息化系统，重构档案利用流程，减少审批环节。内部员工可通过系统在线提交查阅申请，部门负责人线上审批，通过后直接在线查看电子档案或预约领取纸质档案；外部单位查阅需提供介绍信、身份证明，档案部门在线核验后，提供加密电子复制件或纸质复印件，并标注 “使用范围”。同时，系统自动记录利用日志，统计档案查阅次数、高频利用类型，为后续管理优化提供数据支撑。

总之，搞好档案管理、提高效率是一项系统工程，需以规范化夯实基础，让流程 “有序”；以信息化突破瓶颈，让操作 “提速”；以精细化筑牢保障，让管理 “落地”。在实践中，需结合组织实际动态调整策略，既要避免 “重技术轻规范” 的盲目升级，也要防止 “守旧僵化” 的低效管理。唯有将规范、技术、需求有机结合，推动档案管理与业务工作深度融合，才能充分发挥档案的价值，为组织高质量发展提供有力支撑。