体系化视角下的婚姻登记档案管理

一、前言

婚姻登记档案涉及到购房、买车、遗产继承、护照办理等若干领域，事关众多的民生，与百姓生活息息相关。婚姻登记档案管理部门要顺应社会发展需要，采取切实有效的措施，构建科学化、规范化的婚姻登记档案管理体系，严格把关，充分保护人民的合法权益。

二、体系化视角下的婚姻登记档案管理

（一）树立现代化的婚姻登记档案管理理念   

婚姻登记档案管理部门必须顺应社会发展需要，树立起现代化的婚姻登记档案管理理念，从而更好地为人民群众服务。首先，要明晰婚姻登记档案管理的重要性，婚姻家庭的和谐是构建社会主义和谐社会的重要基础和必要条件。婚姻登记是结婚和离婚这种民事行为在法律上的体现，是促进婚姻家庭和社会和谐发展的法律保证。因此，进一步加强和完善婚姻登记档案工作是时展的要求，是依法行政的要求，也是人民群众维护自身权益的要求。其次，明确婚姻登记档案管理所涉及的服务内容。随着经济活动领域扩大、社会流动人口增加、对外交流增多，人民群众对婚姻登记档案的利用需求也不断增长，如：办理调转工作、居民动迁、异地落户、房屋买卖、经济索赔、遗产继承、计划生育、旅游观光、出国定居、留学探亲等事项中，都需要通过婚姻登记档案来出具有关证明。另一方面，人民群众的法律意识、维权意识增强，对于与自身利益相关的婚姻登记档案，既希望有关部门能够妥善保存，又要求在维护自身权益时能够发挥作用。因此，婚姻登记档案已经成为社会建设和管理中不可缺少的基础信息。第三，依法管理婚姻登记档案。这是“民政为民”的本职要求。民政部“三定”方案明确了民政部门主管婚姻登记工作的职责，《婚姻登记条例》有关条款也明确了各级民政部门的职责。因此，用民政部部门规章的形式，规范全国婚姻登记档案的管理，确保婚姻登记档案的有效利用，是实践“以民为本，为民解困”的民政工作宗旨的具体体现。

（二）准确把握婚姻登记档案的内涵与特点

（1）婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。婚姻登记机关是婚姻登记档案的形成主体，婚姻登记档案是婚姻登记工作成果的直接体现，没有婚姻登记工作便没有婚姻登记档案。婚姻登记当事人的参与是履行法律法规规定的义务，并进而享受与义务相等的权利。婚姻登记档案不是个人所有的档案，而是国家所有的档案，是国家档案的一个组成部分；婚姻登记机关依法进行的婚姻登记工作是婚姻登记档案的形成过程，《婚姻登记条例》将婚姻登记工作归纳为结婚登记、撤销婚姻、离婚登记和补发婚姻登记证四种类型，明确了婚姻登记档案的形成范围。婚姻登记机关超出这四种情况所形成的材料，不作为婚姻登记档案归档；具有凭证作用的婚姻登记材料必须予以归档，凭证性是档案的本质属性，婚姻登记档案也同样具有这一属性。（2）婚姻登记档案的特点。法定性，婚姻登记档案是婚姻登记机关依法履行职责的历史记录。婚姻登记档案一旦形成，就具有法律效力，受到国家的法律保护，同时成为开展婚姻登记、维护婚姻当事人权益的法律依据；专业性。婚姻登记机关依法办理婚姻登记，在形式上是一种行政行为，从内容上看是一种纯业务工作，其工作对象、工作程序和工作内容都具有自身的特点，体现出专业特色；统一性。凡是办理婚姻登记，男女双方必须按照《婚姻登记条例》和有关文件的规定出具证件和证明材料，婚姻登记机关按法定程序为其进行登记，因此，所形成的婚姻登记材料在名称和格式上都是一样的；成套性。婚姻登记机关办理婚姻登记时，虽然在形式、程序上是相同的，但对于每一对婚姻当事人而言，其所形成的材料都具有特指性，与其他婚姻登记当事人无关。因此，每办理一起婚姻登记，其所形成的材料就构成了一套有特定对象的完整档案；机密性。婚姻登记档案记载了当事人的姓名、民族、年龄、户籍、国籍、文化程度、住址、职业、身份、健康状况、婚姻状况等私人信息，具有较强的私密性，不宜对社会公开。

（三）婚姻登记档案的信息化管理

随着我国经济高速发展，各项档案管理工作正在逐步迈入信息化渠道，实现了高效的信息化管理。《婚姻登记档案管理办法》规定，婚姻登记档案保管期限为100年。对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。漫长的保管期限，档案形成过程的动态性等特点，以及群众对登记档案信息利用率日益提高的需求，均需要婚姻登记档案管理从传统的书面档案转向电子档案管理。将现代科学信息技术积极应用到婚姻登记档案中，加强档案管理信息化建设，不仅能够使婚姻登记机构、司法机构、公安机关等相关部门及时获取相关的档案信息，防止并且减少一些婚姻方面违法现象的出现，而且能够做到更加准确、高效地获取所需的各类信息，极大地提高工作效率。在婚姻档案管理信息化进程中，同时需要密切注意网络管理的安全性、隐私性等问题，以确保公民的婚姻自由和个人隐私得到充分保护。

（四）科学化、规范化机制建设

建立健全档案管理制度。完善《婚姻登记档案保密制度》《婚姻登记档案查阅制度》《婚姻登记档案保管制度》等制度，严格婚姻登记档案分类，认真执行档案的立卷原则和归档要求，对婚姻登记档案管理的职责、归档材料、管理保护、电子档案数据的保存方式等都做出了明确的规定，为依法管理婚姻登记档案提供了有力保障；规范档案收集整理工作。实行婚姻档案每日交接制，档案保管员对照全省婚姻登记管理信息系统数据实行每日检查、清点、录入，并严格按照《婚姻登记档案管理办法》的规定进行分类整理归档，发现问题及时反馈，做到无遗漏、无差错。作为婚姻档案登记机关的工作人员，要充分意识到自己的工作对维护群众的信息安全有多么重要，应当积极配合监督人员的工作，做好婚姻档案的准确登记，维护广大人民群众的信息安全，防止人民群众的婚姻登记档案信息被不法分子所利用从而威胁群众自身的合法权益。婚姻档案管理部门应当制定相关的管理制度，在程序上严格保障人民群众的婚姻档案信息安全，要定时对已经登记的婚姻档案进行归纳和整理工作，促进婚姻档案管理工作规范化。；完善婚姻档案利用服务。严格执行《婚姻登记档案管理办法》规定，完善档案利用服务制度，制定了《婚姻登记信息查询工作规范》，进一步明确婚姻登记档案信息查询程序，在不损害婚姻登记当事人的合法权益的基础上为婚姻当事人及相关部门提供有效利用。

（五）提升档案员专业化素养  

婚姻登记档案管理的具体参与者与主要实施者，是婚姻登记档案管理人员，该部分人员素质如何，对于婚姻档案管理工作成效起着非常重要的作用。让每个人都有加油、充电的机会，会让许多人职业能力有所提高，提高档案人员专业素养和水平，能够加速档案工作的开展，因此，具体主管部门应当将婚姻登记档案管理人员的培训与教育，摆在至关重要的位置。对于其业务能力的提高，可以采取多种方式进行，如采取定期组织全体登记员集中学习和自学相结合，通过业务知识、案例分析、互相探讨等形式开展学习，鼓励登记员参加自考、函授等教育学习，不断提高自身素质，加强计算机技能培训，提升计算机操作技能。除了提升工作人员的专业技能，由于婚姻登记档案信息涉及当事人的各项隐私，因此档案管理人员职业素养的提升同样至关重要，民政部门应当注意提高工作人员的职业道德素养，保护好婚姻当事人的各项利益。

三、结论 

应当看到，婚姻档案管理工作涉及到房屋买卖、贷款工作、升学、出国等多个民生服务领域，其重要性不言而喻。新的时期，相关部门要强化责任意识，采取切实有效的措施，构建科学化、规范化的婚姻登记档案管理体系，严格把关，确保登记信息的准确性和真实性，充分保护人民的合法权益。

参考文献

[1]周惠.科学管理婚姻档案，提升婚姻档案价值[J].农家参谋，2019（19）：225.