企业办公室管理的相关分析与研究

在市场经济的大背景下，企业面临更大的竞争力，为了实现自身的可持续发展，需要做好战略规划，重视财务管理与人资管理工作，同时也需要加强内部建设，其中办公室管理就是十分重要的内容，需要在新时期采取多种途径提升办公室管理水平，进而为其它工作开展提供支持。

一、办公室管理工作的重要性

企业办公室的管理人员通常在企业扮演“情报员”、“调度员”和“办事员”等多种角色，这项工作具有服务性、综合性和协调性特征，具体价值体现在以下几个方面：

首先，需要企业办公室结合不同的工作需要处理整体事务或某一部门的事务，并且很多事务需要加强沟通。同时这项工作存在重复性劳动和高水平技术工作同时开展的情况，比如撰写和起草公文、做好会议现场布置、开展档案管理工作、做好事务督办、服务接待以及后勤管理等[1]。

其次，办公室管理工作需要加强管理人员和基层员工之间的沟通与协调，将企业制度宣传和落实到位，并且加强过程监管，同时要求企业管理人员对企业经营所需要的外部信息进行收集，以此为企业战略决策提供支持。在日常管理工作中，还需要向外界发布企业信息，以此树立企业良好形象。在企业办公室内部工作开展中，要求管理人员发挥出承上启下的作用。从整体上讲，企业的办公室管理工作对企业正常运行与发展至关重要，这项工作的开展水平也可以在一定程度上反映出企业的整体管理质量，所以说新时期要求企业加强办公室管理工作。

二、企业办公室管理中存在的问题

首先，办公室管理体系需要完善。在时代飞速发展的大背景下，传统的企业办公室管理制度已无法满足当前企业的发展需要，必须对办公室管理机制和具体方法提出新的要求。在当前的企业办公室管理工作中，指导性和原则性内容较多，如果缺乏详细的工作说明和相关制度，将对办公室管理工作的顺利开展造成不利影响，同时缺乏可学的办公使管理也会导致一些水电、纸张等浪费问题，会出现时效性低和办公成本较大的情况[2]。

其次，企业办公室队伍需要加强建设。新时期企业办公室工作开展对相关人员的专业能力提出更高要求，然而很多企业办公室人员整体素质不高，未能达到企业现代化的管理要求，比如一些办公室管理人员工作热情不足、创新意识缺乏，以及办公室内部人员结构不合理，存在很多低水平重复性劳动的工作。与此同时，在信息技术的大背景下，很多办公室人员未能掌握现代化办公技巧，一些年龄较大的办公人员对新鲜事物接受能力不强，都对企业办公室工作的正常开展造成不利影响。

三、提升企业办公室管理效能的方法

首先，健全办公室管理制度，采用精细化管理措施。企业要想切实开展好办公室管理工作，需要建立健全相关制度，并且随着工作需要相应完善。一方面，要保证管理制度的全面性，需要尽量涵盖办公室的全部管理内容，优化管理细节，要求相关人员在开展工作中有据可依，同时必须对管理流程优化，在制定管理制度的前提下提升工作效率，减少管理成本；另一方面，需要保证制度建设的规范性，根据企业发展和办公室管理工作的实际情况细化管理细则，由于当前办公室管理工作繁琐且复杂，所以在具体管理工作中，要采用精细化管理措施，认真分析当前办公室管理现状，区分工作内容，抓好主次，并且在此基础上量化工作质量标准，将责任落实到个人，通过系统的监督与考核工作，不仅可以实现办公室管理工作的顺利开展，同时也能及时发现和解决相关问题，杜绝资源浪费[3]。

其次，提升办公室人员素质，优化办公室人员结构。要想提升办公室整体管理水平，加强办公室人员的综合素质十分关键，这就需要企业办公室管理工作中加强人员的培训及管理，树立以人为本的思想，通过多种途径加强队伍建设，一方面需要开展教育培训工作，根据各部门的实际情况以及人员特征采用入职培训、派遣学习、自主学习、岗位轮换等措施提升其专业能力；另一方面，需要对办公室内部人员进行结构调整，结合员工性格、特长等因素合理设置岗位，为了提升企业办公室管理质量，以此不断创新企业办公室管理方法，在内部培训的过程中，不仅要重视技能培养，同时也要加强思想建设，要求办公室人员不断提升其责任感。此外，企业还需要加强考核工作，采取激励措施，对提出节约水电或者办公耗材的建议采纳的个人进行物质奖励，以此从多个角度提升办公室管理水平。

最后，加强现代化发展，创新工作方式。企业办公室工作较为复杂，为了提升工作效率，需要积极推进办公室的现代化管理模式，有效利用现代化的技术手段，实现信息化办公，在企业内部构建网络办公系统，保证软件和硬件支持，以此提升信息传达效率，避免存在大量重复性劳动。企业要在自动化办公的基础上，根据办公室系统规范人才培养流程，建立健全内部管理制度，在利用自动化办公系统的同时也需要加强各部门的联系，以此提升办公效率。

结束语

综上所述，企业发展需要多部门的配合，其中办公室管理部门就起到了枢纽作用，新形势下需要对办公效率不高、管理制度不健全等问题采取有效措施，不断提升管理效能，进而为企业健康发展助力。

参考文献

[1]陈德忠.企业办公室管理协调职能的服务意识探究[J].建筑工程技术与设计,2020,(19):3273. 

[2]樊航.国有企业办公室管理协调职能服务模式研究[J].办公室业务,2020,(9):182,184.

[3]张勇.基于价值导向的国有企业办公室“双职责驱动”管理研究[J].福建质量管理,2020,(12):13.