摘要] 高校教学秘书工作是高校教学管理工作中的一个重要环节，教学秘书在教学管理系统中发挥着不可替代的作用。本文从高校教学秘书工作的特点出发，分析了教学秘书在教学管理工作中存在的问题，进而提出做好教学秘书工作的思考和建议。
[关键词] 新时期 高校 教学秘书工作
高校是培养德智体全面发展人才的摇篮，教学工作是高校的中心工作，教学管理是高校管理工作的重要环节，教学秘书作为教学管理队伍中最基本的教学管理人员，起着不可替代的作用，是高校教务工作与院系教学工作的桥梁和纽带。[1]因此，如何把握高校教学秘书工作特点，分析当前教学秘书工作存在的主要问题，以加强教学秘书队伍建设，优质高效地做好教学秘书工作就显得尤为重要。
一、新时期高校教学秘书工作的特点
（一）服务性
秘书工作是一种服务工作，高校教学秘书既要服务于教学工作，又要为院系领导、教师、学生服务，并以此作为一切工作的出发点和归宿，参与决策服务、信息提供、沟通协调等，以保证院系教学任务的顺利完成。
（二）灵活性
秘书工作的服务性并不代表其是绝对被动的工作，新时期的高校教学秘书工作要充分发挥个人的主观能动性，有自己的思想和主见，对工作中遇到的一些突发性事件能灵活地处理，保证教学秩序的顺畅运行。
（三）繁杂性
高校教学秘书的工作涉及本院、系的全部教学工作，既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调方方面面的关系，工作的内容范围几乎涉及到学院教学管理工作的各个方面，既繁又杂，许多工作都牵涉到具体的人或物，涉及教师和学生的切身利益。
（四）高效性
教学秘书的常规性工作在开学和期末时工作量大、任务重，如开学前准备工作必须在教学活动实施前准备就绪，必须讲究效率，以最快的速度保质保量地完成工作。
二、当前高校教学秘书工作存在的主要问题
（一）学校对教学秘书工作不够重视
教学秘书工作琐碎、繁杂，工作量大。长期以来，教学秘书工作的强度、难度以及重要性没有得到广大师生正确的认识和评价，很多师生就认为教学秘书的工作就是日常的琐碎事情，轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用，有些人甚至认为认为教学秘书就办公室“打杂”的文员。[2]学校在教学秘书人员的配备、业务学习等方面，重视程度远远不够，致使教学秘书工作积极性不高。
（二）对教学秘书队伍的管理尚不规范
高校在聘任时常常降低标准，教学秘书队伍建设呈现无计划性、不稳定性和无约束性，教学秘书的管理措施难以落实。从事教学秘书工作的人员学历水平高低不一，从大专到硕士研究生各个层次都有，所学专业也各不相同。大多未接受过系统的管理和培训，缺乏教育管理知识背景，管理经验不足,管理方法不够灵活，影响管理效益。未建立教学秘书专门的招聘、选拔标准，也未形成教学秘书培训、进修、考核、评估、监督等管理机制，教学秘书的作用未受到充分认识。
(三) 教学秘书业务水平参差不齐
教学秘书对所在学院的各专业教育规律和教学管理理论知之甚少，无法用理论来指导实践工作。例如教材的选定、相关课程设置、外语专业设计与外教的沟通等。工作中有些教学秘书上手慢，效率低，对院系专业了解不够，对学院的专业建设未能起到很好的反馈与谋划作用，不能创造性地开展工作。
（四）缺乏激励机制，教学秘书队伍稳定性差
教务秘书工作任务重，自由支配的时间不足，个人发展空间一定程度受限。加之教学秘书培训深造的机会少，教学秘书自身素质难提高，影响了管理质量。和专职教师相比，教学秘书的工资、津贴也比较低，导致教学秘书工作稳定性差。教学管理很大程度上是一项延续性的经验工作，没有一支相对稳定的教务秘书队伍，管理实践经验缺少积累，管理服务水平很难得到提高。
三、新时期提高教学秘书工作质量的策略与方法
高校教学秘书在高等教育中发挥着越来越重要的作用，其地位不可替代，要统筹考虑高校教学秘书队伍的规划问题。新时期高校教学秘书工作的新特点，一方面要求学校各部门改变传统观念，为教学秘书适应新形势创造客观条件；另一方面要求教学秘书从自我做起，迎接新的机遇和挑战。基本的策略与方法如下：
（一）学校层面
①加强高校对教学秘书工作的科学认识，提高对教学秘书工作的重视程度。高校在师资建设方面历来重视教师队伍建设，不惜投入大量的人力、物力、财力，这无疑是正确的。但是轻视或忽视对现有教学秘书队伍的管理，无疑是一种缺乏战略眼光的表现。高校要健康、有序地发展，就要重视秘书职能的发挥，就要充分重视秘书队伍建设和重视秘书工作。首先，提高高校管理层的水平，加强其效率意识，提高其对人力资源管理的认识，提高其人力资源管理水平。其次，加强对教学秘书专业重要性的认识，明确教学秘书工作职责，保证教学秘书工作有序、高效的开展。再次，加强培训和教育，完善秘书资格制度，在秘书选用上严格按制度执行。建立相应的培训进修机制，给教学秘书提供学习和进修的机会，使教学秘书的素质能随着管理实践的发展而不断提高。
②运用科学管理理念，提高高等学校秘书队伍工作绩效。科学的管理可以有效地利用有限的资源，对资源进行最大限度的优化组合。对高校教学秘书队伍建设，需要科学的管理理念，以提高高校教学秘书工作的实效。学校要做到以人为本的科学化管理，在管理中引入激励机制，奖优罚劣，开展教学管理评估和评奖工作。对有责任心、业务能力强，工作效率高，成绩突出者给予表彰和奖励，对管理能力突出者提供晋升机会，增强其工作的成就感。
(二)教学秘书自身层面
①转变思想观念，保持积极心态。观念的变革是行动的先导。教学秘书要充分认识到自己所从事的是个十分重要的工作，起到协调各方面利益的作用，既要为领导出谋划策，又要为教师学生排忧解难。只有思想上充分认识这个岗位是个既重要又难得的锻炼舞台，才能以积极、乐观的心态去面对困难、创新工作方法、做出一番成绩。有句话说的好：“态度决定一切。”端正工作态度是做好教学秘书工作的基础，也只有端正了态度，才会自信满满地投入工作，才能更好地发挥主观能动性。
②强化服务意识，明确职责。教学秘书始终要把为教学服务、为教师服务、为学生服务作为工作的宗旨，做好管理、协调、组织和服务工作。认真贯彻执行学院的教学方针、政策，自觉遵守学校的有关规定，协助教务处做好相关工作，如组织学生参加期中期末考试，课程教学计划的修订编制任务落实，编排课表、下达教学任务书，检查学生出勤、上课情况以及教师教学质量，参加有关教研教改、教学竞赛活动，处理毕业实习、毕业论文及其答辩工作的相关事宜，组织安排院系各教研室有关业务会议等。
③加强自身修养，提高综合能力。在新的历史时期，经济社会发展日新月异，教学秘书工作者要有更高的素质、更强的能力、更渊博的知识，才能适应新时代的要求。首先，要不断提升理论修养和业务水平。“活到老，学到老”，在信息化时代和知识经济社会，每个人需要学习的东西很多，秘书也不例外。鉴于教学秘书工作量大、任务重、休息时间少等，可以有选择地学习相关专业知识，与所在院系专业契合的理论等，不断提高自己的理论修养和管理服务水平。其次，提高处理信息资料的能力。教学秘书每天面对着大量的文件、电话、会议资料等材料的处理，要保证工作正常顺利进行，就要学会利用现代化的设备和手段提高工作效率。再次，提高语言文字能力。教学秘书要替领导起草各类文书，要做好上传下达工作，就要经常与人沟通交流，因此就必须具备较强的语言文字能力，要做到“笔能成文、言能明义”。 [3]最后，教学秘书要懂得社交礼仪，具备协调能力，营造出和谐融洽的工作环境。
④改善工作方法，积极追求创新。教学秘书工作的基本职责无论从过去到现在还是从将来的发展来看，都不会有什么太大变化，这就要求教学秘书要注意工作方法的改善和调整，保持对于本职工作的新鲜感。要适应时代的变化，树立新的管理理念，自觉学习教学管理新理论、新方法，根据所在学校、院系的特色积极创新，永远充满对教学管理的活力，开创教学工作新局面。
[参考文献]
[1] 李书权，王秀云，赵枉婷，鲁志伟.做好高等学校教学秘书工作的几点思考. 辽宁行政学院学报，2006，6.
[2] 耿惠.关于高职院（系）教学秘书工作的几点思考.三门峡职业技术学院学报，2011，9.
[3] 储爱霞.高校行政秘书工作探讨. 管理教育，2008，10.
