摘 要：机要工作主要是为了对各种保密文件进行处理，并对保密教育工作进行宣传，积极做好单位各类印章的保管工作及日常使用，虽然机要工作平凡而琐碎，但机要工作却有着较强的涉密性。医院机要工作的开展效果直接受医院机要秘书的综合素质所影响，并且还关系着人民群众的切身利益，还关系着医院服务的优质高效程度，因此，需要医院机要秘书积极做好医院机要工作，从而推动医院服务水平得到提升。
关键词：医院；机要工作；秘书；综合素质
医院机要秘书在日常工作中，主要负责兄弟单位以及上级机关单位的通知、来文、信息以及内部资料的搜集、整合、存储、查用等，并且还负责各类机要函件、文件及其他机要资料的收集、发放、送批、登记、归档、传阅以及销毁等工作，并且还负责单位公章保管以及使用等工作。虽然机要工作比较琐碎，但其保密性以及政治性比较强，若对其处理不够得当或者是工作不够细密，很容易出现严重问题，尤其是医院日常事务比较多，工作的复杂度也你较高，这更加需要做好医院的机要工作，从而为医院的其他工作提供保障。
1、医院机要工作的主要特点
1.1业务信息量较大
机要秘书在日常工作之中，会涉及较多的文件资料，例如，上级结构发文、各部门资料、各类通报等，且每一类信息所包含的内容各不相同，导致机要秘书面临的业务信息量比较大。
1.2政策性比较强
机要秘书在对日常文件资料进行处理的过程中，所涉及的文件之中，有很多文件是国家卫生部门、省卫生厅以及所在市卫生局下发的各种政策、法规等重要文件，这些文件一般具有较强的政策性，而机要工作主要是为了使领导能够对各种政策、法规进行全面了解。
1.3责任比较重大
机要秘书在日常工作中需要对各类文件进行处理，机要依照范围进行传阅，还要对机密进行保守，对于医院的机密应该守口如瓶，并且不可随意印制各种文件，同时还应该对领导的批示进行严格执行，还要对各部门以及各科室关系进行协调，可见，机要秘书责任重大，要求机要秘书要具备较强的责任心，并做好各项机要工作的保密性。
1.4时效性比较强
医院与其他单位存在较大的不同，其既是救死扶伤之地，又是国家医疗卫生事业发展的重要之所，在抢救患者生命方面，强调争分夺秒，对于发展国家医疗卫生事业方面，强调时间观念，所以说机要工作的时效性比较强，当上级下发一些紧急文件时，机要秘书不得耽搁片刻，例如，当传染病肆虐时期，各项与之相关文件必须准时下发，从而保证传染病的防控工作得以有效进行。
2、做好医院机要工作的主要方法
从上述内容可以了解到，机要工作涉及的内容较多、范围也较广，且机要工作的重要意义非凡，了解并掌握机要工作的要点，并积极做好各项机要工作是保证医院各项工作开展的基础，而做好医院机要工作需要做到以下几点：
2.1不断提升自身综合素质
机要秘书是从事机要工作的专职人员，由于机要工作涉及范围比较广泛，且工作的内容也比较琐碎，不仅需要机要秘书具备一定的整合能力，还需要机要秘书具备各方面的综合能力，从而能够使机要工作的质量得到有效提升。机要秘书若要做好机要工作，必须不断提升自身综合素质，首先，机要秘书必须学习自身专业理论知识，丰富自身的见识，使自身对职业有更为深刻的见解和了解；其次，医院应该为机要秘书提供培训机会，使机要秘书从整体上得到提升；再次，机要秘书必须认识并掌握自身工作内容和工作技巧，通过长期工作实践对工作经验进行总结；最后，机要秘书应该掌握工作规律，尤其是需要对领导工作分工进行熟悉，并对领导在某一段实践之内所抓的主要工作进行掌握，从而事事想于人先，从而能够提升工作主动权，但在此过程中，需要机要秘书严控医院各项机密，以使机要工作得以保密。
2.2应为各部门、各科室提供准确有效的信息
机要秘书除需要具备一定的综合素质外，还应该做到眼手勤快、勤记勤想，并将领导指示的信息集中表现在文件上，而对于医院领导而言，除需要完成各项行政工作之外，还需要完成临床工作以及教学任务等，故领导的精力及时间均有限。机要秘书应该对相关指示性文件进行阅读并处理，从而为领导减轻负担，同时，机要秘书还应该将各类信息文件进行归集整理，将整理结果下发到各部门、各科室，从而使领导指示下达，使各部门、各科室能够接收到有效信息，从而按照领导指示做好医院各项工作。
2.3构建文件处理档案
机要秘书在日常工作中不能仅将工作停留在复印材料、收发文件方面，若要将机要工作做好，还应该多动脑筋、善于行动，对文件处理档案进行构建，并做好记录及跟踪工作，将领导做出的批示以及主办部门所做出的办理结果进行全面登记和整理，从而促进文件能够得到系统化管理，还能够有利于为领导对各类事项进行准确、快速的查询，从而提升服务领导及各部门、各科室的质量。在构建文件处理档案的过程中，应该做好文件处理档案的索引，从而提升文件管理的质量和效率。
2.4做好督办工作
怎样保证传达过程中的文件能够发挥实际效用是机要秘书需要重视的工作，而若要保证文件实际效用得以发挥，必须加强文件传达的督办，只有将文件批示、下达、监督、承办这一流程得以理顺，方能够使各项工作得到有效的落实，并能够将办理情况得到及时有效的反馈，方能够将领导的批示得到有效落实，从而使医院的各项工作得到落实，更加完善了医院机要工作。在督办过程中，机要秘书可以应用现代化监管手段，通过医院内部信息系统平台掌握各部门、各科室批示的执行情况，从而有利于对各部门、各科室进行监督管理和指导，使各部门、各科室能够顺利完成领导下达的指示，最终提升工作效率和质量。
2.5重视医院保密工作
医院办公室往往是医院机要部门之一，所接触的机密事项、机密文件数量众多，并且医院一旦产生机密，办公室是首先了解机密的部门，并且对医院机密了解的程度比较深刻，所以机要秘书需要对医院机密进行保密，做到嘴严，不应该透漏的不要透漏，并且还应该强化自身保密意识，掌握保密知识，遵守职业道德和保密法规，遵从各项保密制度，对于日常工作过程中使用的电脑、移动硬盘、U盘应该妥善处理和保管，电脑要设置登录密码，并且还应该对机密文件做好备份和放置，对于移动硬盘和U盘应该更加妥善保管，避免出现丢失，切实做好各项保密工作，履行各项保密职责。此外，机要秘书还应该与涉密科室及部门签订责任书，保证相关部门和科室能够对机密进行保密。随着科技的发展，大数据、云计算技术得以应用于医院日常工作之中，对此，机要秘书可以通过利用大数据及云计算技术所发挥的优势，将海量信息存储于网络之中，一方面可以减少因U盘、移动硬盘等设备丢失的风险，另一方面，海量的储存量可满足于医院当前大量数据信息存储的需求，从而使机要工作得到完善，并使机密文件得到有效保存。
3、结束语
综上所述，医院机要工作对于医院各项工作的开展发挥着重要作用，需要由机要秘书来全面、切实的完成，而若要做好医院机要工作，还应该根据医院机要工作的实际特点做出各项措施，从而保证医院机要工作的质量和效率得到有效提升，最终促进医院各项事务的有效完成。
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