摘 要：数字信息化时代，传统的档案管理方法已不能满足社会需求，办公室档案管理工作面临着新挑战。文章认为，办公室档案管理必须顺应时代发展变化，创新管理方式，提升管理效率。
关键词：办公室；档案管理；创新
数字信息化时代，档案管理大量引进先进的数字信息技术，管理方式面临着全新的改变；而随着国家对事业单位职能改革力度的加大，也使得档案管理必须顺应社会发展需要。在此情形下，事业单位办公室档案管理工作要未雨绸缪，采取新的管理模式，从而提升管理效率。
一、办公室档案管理提升效率具有必要性
办公室档案管理工作对于资料的收集和保存、客观记录事物发展具有很重要的纪念作用，并且具备查询功能。传统的档案管理查询需要多重步骤，兼以档案的种类相当复杂，纸质档案所占区域大，不利于档案管理工作的开展，档案的管理人员也不容易很好地做好管理工作。传统的档案管理工作形式影响员工的工作热情，工作效率低下，工作方式落后，管理意识薄弱，对于档案工作的发展有很大影响，部分办公室档案管理工作仍然采用业务部门的工作思路和方法。加强对办公室档案工作的管理，就保证了单位的未来的发展。为了提高档案管理工作的效率，在档案管理中可以运用计算机技术来进行工作，不仅节约场地，也能提高资料的查询效率，同时制定查询权限，才能够保障档案的隐私性。
二、管理工作中存在的制约因素
1.效率不高 档案管理人员的专业能力低，管理意识薄弱，不具备专业的管理水平，大多数办公室档案长期处于闲置状态，甚至出现保存不善导致损坏丢失等，缺乏对数据档案的整理，在整理档案的时候缺乏专业的档案管理方式，效率低下，严重影响档案的管理和整理。
2.管理制度不科学 办公室档案管理工作缺乏规范性，管理层对办公室档案管理工作也不重视，工作人员对档案管理不认真，人力资源管理也不到位，导致档案极易受到损害。
3.技术设施滞后 办公室的档案管理工作要有专业的管理技术及管理设备，建立档案数据库，便于储存和查询。部分单位接受新事物的能力低，仍然使用传统的档案管理方式，随着档案管理的内容更加广泛，档案管理工作也更加繁重；由于档案管理制度非常落后，档案管理长期受到忽视。办公室档案可以记录单位发展的重要信息，由于档案的保存方式问题，档案的查询非常困难，档案利用价值很难体现。
三、科学提升档案管理效率
1.引进先进管理方式，健全管理制度 办公室档案管理工作逐渐进入现代化信息管理阶段，但部分单位还在沿用传统的管理方式和管理制度，导致档案管理不到位的问题。随着我国经济社会的发展，档案管理工作出现了越来越多的问题，电子档案的出现使档案管理工作更加复杂，对档案管理的技术和制度提出了更高的要求[3]。加强办公室档案管理工作，可以提高工作效率。组织员工对档案管理工作提出意见和建议，对档案管理方面做出制度和技术方面的改进，改进员工的管理方式。通过制定一定的规章制度，建立制度化的档案管理体系，优化档案管理措施，建立完善的档案管理流程，制定档案管理工作人员的选择方式，设立专门的岗位管理办公室档案。
2.加强专业培训，提高专业水平 事业单位单位可以聘请专业人士对档案管理人员进行培训，提高管理人员工作能力，重视办公室档案建设重要性和必要性，积极配合档案管理体系建设，帮助工作人员更好地开展档案管理工作。单位可以定期组织相关技能培训课程来增加工作人员对档案管理工作的学习，提高档案专业素养，加强理论知识和实践培训，注重普及业务知识，做好资料收集、存档等各项管理工作，减少工作失误，自觉提高自身专业素养和职业道德水平，在工作要求上明显改进自身不足之处，提高自身的工作能力，提高管理人员的职业道德，严格遵守相关规章制度，最大程度上提高档案管理工作。
3.注重落实，提升效率 事业单位在对办公室档案管理技术和制度进行了大幅度修改后，必须强调其执行力，不仅要加强对档案管理部门的管理方面的培训，还要加强对管理人员工作经验的培训，管理人员要执行档案管理制度，就要建立适当的奖惩制度，加大对档案管理工作的落实情况的监管。管理人员要根据当前的实际发展情况，更新工作理念，对照先进的管理模式和对相关法律法规的了解，创新管理机制，积极参与单位组织的相关培训和讲座。单位要设置专门的档案管理的岗位，积极招聘专业人员，在今后的工作中要保证信息保密性，做好相应的技术完善；单位档案管理工作的关键是档案管理工作的切实实施，单位想要提高工作效率，就要提高档案管理工作人员的管理意识，建立并完善档案管理工作，提高工作人员的责任感，促进档案管理工作取得进步[4]。通过完善的人员管理制度和适当的奖惩制度，提高工作人员的工作效率，早日完成办公室档案的管理工作的改进，促进单位对档案的整理工作的完成。
4.加大投入，做好基础建设 办公室档案的内容范围极为广泛，要做好档案管理工作，就要引进信息技术，做好软硬件设施的建设，邀请专业人员建设完善的数据库，包含信息储存和处理、查询功能，给管理人员进行计算机方面的培训，提高管理团队的全面情况，促进档案管理工作的全面实施。做好档案系统防火墙的设立，定期更新系统进行杀毒，提高信息系统的安全系数，设立档案查询和修改的权限，规范工作人员行为，保证档案的机密性。
综上所述，事业单位办公室档案管理工作要未雨绸缪，采取新的管理模式，从而提升管理效率。
参考文献
[1]石贞贞.浅析如何提升办公室档案管理效率[J].决策探索(下半月),2016(9):72-73.
[2]陈艳云.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].办公室业务,2017(2):17.
