摘 要：数字信息化时代，档案管理的信息化已经成为必然。文章主要列举了现阶段事业单位档案信息化管理中存在的一些问题，分析认为，事业单位要提升档案管理信息化的认识，加大资金投入，建立起现代化的数字信息化档案管理体系，从而满足人民群众日益增长的对档案需求。
关键词：事业单位；档案管理；信息化
数字信息化时代，档案管理的信息化已经成为必然。为此，事业单位及其档案管理部门要顺应时代发展要求，充分认识事业单位档案信息化管理的意义，采取切实有效的措施消除制约事业单位档案管理信息化的制约因素，加大事业单位档案管理的信息化建设速度，建立起现代化的数字信息化档案管理体系，从而满足人民群众日益增长的对档案需求。
一、大势所趋，意义非凡
当今时代，信息技术突飞猛进，信息技术应用到各个行业，档案管理自然也在其中。传统的纸质档案管理方式效率低、流程多，无法满足现代化档案管理的要求；信息技术的出现使得档案的检索、查阅工作高效、简单且准确，档案管理工作向信息化、现代化发展成为必然趋势。2014年5月，中办、国办联合印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求各级国家综合档案馆要整体规划好本单位的档案信息化建设，并按规划目标统一指导、监督档案部门对电子文件形成、积累和归档的工作。2016年4月，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，要求到2020年，全国地市级以上国家综合档案馆应全部建成功能比较完善的数字档案馆，能够接收立档单位电子信息档案，并针对馆藏重要的档案数字全部备份。国家档案体系的升级对事业单位的档案管理做出了新要求，现代化、信息化的方向就是与时俱进的方向，事业单位档案信息化改革势在必行。
事业单位的档案管理信息化，可以说意义巨大，具体而言：使档案管理趋于科学化、数字化。
当前社会逐步走入信息时代，为跟上社会发展的脚步，人事档案管理的信息化势在必行。档案管理的信息化能应对冗杂繁多的档案信息，保证事业单位的管理水平和服务质量。传统的档案管理工作，工作环境封闭，缺乏与外界的沟通，不利于档案信息的整理与更新。事业单位档案信息化管理的出现使档案管理工作在当下信息社会拥有了非常广阔的发展前景；提高档案管理水平。相对于传统的手工操作，档案的信息化管理极大的提高了档案的管理水平。档案信息化管理摒弃了手工操作的繁重工作，使管理工作变得简单快捷。运用信息化技术实现对档案的网络化管理，通过对计算机的简单操作可完成对信息的整理分类，在很大程度上提高了档案管理的工作效率。档案信息化管理更便于查询和变更，有效的实现了信息的快速传递，提高了档案的管理水平；增加了档案信息的安全性。信息化管理的档案不单具有存储快捷，提取方便的优点，在信息保存方面也具有很大的优势。相对于传统的纸质档案，计算机操作下的档案管理可以将信息存于档案资料库中，不仅方便工作人员在繁多的资料中提取有用信息，而且可以实现资料的长久保存，提高了资料存储的安全性。
二、档案信息化建设中的制约因素
1.信息化理念不足 不可否认，在不少事业单位，部分管理人员认为事业单位档案部门不同于政府的档案专职机构，只要事业单位工作人员专业理论知识强，能够与实践相结合来提高事业单位的经营能力，就可以从本质上提高事业单位的经营管理水平，所以，事业单位的领导人员大多只注重人才的培养和引进工作，把档案管理工作丢给单位的档案管理人员来管理。因此，不少单位档案部门缺乏系统、完善的制度，单位内部考核制度只注重档案工作人员理论知识水平的考核。事实上，事业单位的档案管理工作不仅关系到单位上上下下每一位工作人员的利益，国家的经济利益，所以，事业单位必须重视档案管理制度的建设。
2.专业管理人才匮乏 应当看到，事业单位档案管理人员是实施档案管理工作的主体，他们的专业素养决定着档案管理工作水平的高低。不可否认，不少事业单位专业的档案管理人才都比较匮乏，在职的档案管理人员普遍年级偏大，没有受过正规的档案管理训练，也难以适应信息化水平下的档案管理工作，加上很多档案管理工作在平时的工作中不够认真仔细，敷衍了事，缺乏工作的责任心，更没有去主动完善档案中缺乏的信息，导致档案管理工作混乱不堪。
3.交接制度不科学 事业单位档案管理工枯燥无味，队伍不稳定，变化性较大。不少单位没有指定完善的档案管理人员离职交接手续，工作人员离职，往往出现没有做好离职的交接工作，给档案管理工作带来一定的困难，甚至导致档案管理工作混乱，给单位带来损失。
4.信息化程度不高 表面看，一些单位档案部门也配置了计算机、扫描仪等相关设备，但档案管理工作尚未实现全面的信息化，一些重要的档案信息仍然采用纸质方式收藏，纸质档案容易因为天气等原因发生损毁，一旦损毁就基本上很难以修复，很多重要的档案渐渐失去应有的价值。
三、全面实施档案信息化管理
1.提升理念，建立机制 事业单位要高度重视档案管理，组建独立的档案管理部门，垂直领导，形成合力；档案部门要制定好工作计划和工作目标；事业单位要以国家法律法规为基础，建立适合单位实际的档案管理监督机制，规范办事，真正确保管理工作有条不紊；档案部门要安全意识与保密意识，实行奖惩制度，奖罚分明，提高档案管理意识；档案管理部门应规范档案管理标准，分门别类，对单位的档案信息进行严格的审核、检查和分类，使得档案资料信息在内部与外部的传递、共享及交换等方面有规可依。
2.强化专业队伍建设 只有实现管理人员的素质高，才能实现档案管理现代化，必须加强档案管理的现代化、信息化。因此，事业单位要加快引进综合型优秀人才，为档案管理队伍补充肯干、能干的新鲜血液；同时，加大现有人员的培训力度，使他们对传统分类、索引、整理技巧了如指掌，具有丰富的档案专业知识和实践经验，掌握计算机网络的运用，具备一定的经济和政治法律知识，具有全局意识、较强的组织协调能力和决策能力，跟上时代的步伐，从而把档案工作做好。
3.加大投入力度 事业单位档案管理信息化建设不是档案部门一家之事，而是需要事业单位每一位员工、每一个部门齐心合力。单位主要领导应当关心和支持档案管理工作，充分认识档案管理的重要性，并充分发挥领导作用与全局意识，与档案管理人员多沟通，多听取档案工作汇报，了解实际工作中的问题与机遇，给予档案管理人员压力和动力，帮助工作人员解决工作中实际存在的困难和问题，科学指导档案部门的工作；档案工作经费应当列入事业单位年初预算，加大建设资金投入，按标准按要求建设规范化的档案存放室，完善通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套设施，逐步改善档案管理办公环境，提振工作者信心，更好地投入工作；事业单位要给予档案部门以充裕的资金，切实保障管理过程中的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需的费用，真正确保档案管理的信息化建设。
小结
数字信息化时代，档案管理的信息化已经成为必然。为此，事业单位及其档案管理部门要顺应时代发展要求，充分认识事业单位档案信息化管理的意义，采取切实有效的措施消除制约事业单位档案管理信息化的制约因素，加大事业单位档案管理的信息化建设速度，建立起现代化的数字信息化档案管理体系，从而满足人民群众日益增长的对档案需求。
参考文献
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[2]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010（5）.
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