摘 要:随着时代的发展,信息技术和网络技术逐渐兴起,信息技术行业在不断地发展与完善中,各行各业的发展都离不开信息技术。在这个信息化的大背景下,如何提升档案管理效率是各个档案管理部门都要思考的问题,本文将针对在新时代背景下,提升档案管理信息化提出几点建议。
关键字:新时代;档案管理;信息化
档案信息化是国家信息战略化的重中之重,是档案管理建设的基础。档案管理信息化是加快国家信息化发展的重要途径。国家要提升档案管理信息化应用研究,为建设一个资源节约型、环境友好型社会而努力。实现档案管理信息化是全社会的科学发展和可持续发展的重要组成部分。
一、我国档案管理信息化现状
(一)背景与基础
我国的档案信息化出现时间较早,但是管理水平相对于其他发达国家是较为落后的,发展停滞不前。对于这种现象的出现,一些人认为,档案信息化管理水平较低,是缺少专业的人才和国家的重视程度不够。还有一些专家学者认为,档案信息化管理落后的原因是:资金的缺乏和没有前人的经验可以提供借鉴。但根据全国省级以上的档案馆的统计,档案管理费用有5000多万元,国家的财政预算对于档案管理的资金投入是十分巨大的,预算规划基本上都在百万左右,国家每年都投入大量的资金来进行档案信息化管理工作,但工作仍不见成效[1]。
(二)发展特点
1.各部门要根据国家的档案管理局指示,建立起一个高度统一的档案管理网络,把各省各市的档案管理工作都紧密的联系在一起,实现档案公用化。分门别类的把各个专业的档案整理起来,建立起一个条理清晰的档案管理数据库。
2.保证档案管理的正确性、流畅性,各级部门共同协作,政府完善审批制度,建立起一个高效、严密的档案采集系统。
3.利用现代科学信息技术,建立起一个集信息采集,资源存储,档案管理,高效利用于一身的管理体系,完成促进档案管理信息化的目标[2]。
(三)成果分析
从2010年到现在,档案管理工作取得了巨大的进步,档案信息化也有了显著的成效,档案的利用范围在逐渐扩大,实现了各省档案公用化和全国档案资源共享。档案不再是以前的只为政府部门服务,而是面向全社会,为社会各界提供资料,成为社会各界资源共享的宝库。国家培养了一批精通档案管理信息化的人才,政府部门促进了相关的档案管理的法律法规的实行。由此可见,档案管理工作取得了显著的成效。
二、档案管理信息化中存在的问题
(一)人才缺失
在现代社会中,专业性人才都是极为缺乏的,档案管理信息化也存在着同样的问题。一些档案管理员不明白档案管理的工作流程,导致了自身的管理难度增加,效率低下。档案信息化管理工作是一种创新性工作,具有新时代的特点。但是一些档案管理者习惯于旧式管理思路,导致思想禁锢,难以适应新的管理模式,就会产生消极情绪,档案管理信息化工作就会停滞不前,影响巨大[3]。
(二)部门协调性差
一些档案管理信息建设不完整,一些信息网与大众网络没有连接起来,与大众脱节。这是因为一些部门和机构没有联系起来,部门协调性差,各个部门之间各自为政,导致信息交流不通畅,档案建设就会相应的变慢。
三、提升档案管理信息化应用研究思路探索
(一)提高创新意识
档案信息化管理的实现需要每一个档案管理者都具有信息化的意识。转变以往的陈旧观念,树立资源共享,信息联通的创新意识。从以前的只在档案馆藏库中找资料,转变成在电脑上找资料,更加的方便,快捷的寻找资料。每个部门的工作人员都要积极学习新知识,新的管理技术。认识到新的档案管理技术的优点和发展新的档案管理技术的必要性。了解新的形式,认清前方的机遇与挑战,根据时代的变化,与时俱进,成为新时代的档案管理人才。
(二)提供优质服务
档案管理是一种服务行业,是为社会各界提供档案资源的工作。通过现代科学技术的发展,档案资源有一定的共享性,档案管理工作者要为社会各界提供优质的服务,使得档案管理走向现代化,展现信息时代优势,为社会各界服务[4]。
(三)加强人才培养
人才是21世纪最稀缺的资源。而档案信息化管理所需要的人才,是集资源管理和精通网络技术为一体的新型人才,需要了解多方面知识的复合型人才,这样的人才就更为稀缺了。档案信息化管理机构要建立完善的人才培养机制,对人才进行专业化的培训,提高他们的工作质量,增强他们管理能力。国家要加大人才培养的力度,提高档案信息化管理者的水平,才能更好地提升档案管理信息化的水平。
(四)网络资源共享
在新的时代背景下,必须要实现“资源共享化”。实现这个新的发展目标,就必须要终止各个部门“各自为政”的局面,把各个部门联系起来,使得资源共享和互补。形成一个具有完整性,整体性的档案管理体系。
(五)建设中国特色档案信息道路
实现档案管理信息化必定是一个长期的发展过程。档案管理信息化要走可持续化发展的道路,建设具有中国特色档案管理体系。现代科技不断地更新,档案管理人员的思想也要随之更新。实现资源整合,走出一条具有中国特色档案信息化之路。
结束语
档案管理信息化是档案管理一条必经之路,要以信息技术为基础,整合信息资源,更新管理人员的思想观念,提高工作效率,加快档案管理信息化进程。使得档案信息化工作更加的高效、透明,应用更加广泛。
参考文献
[1]王春丽.浅谈当今经济环境下机关档案规范化管理存在的问题及对策[J].现代营销(经营版),2018(08):155.
[2]刘雅伟.浅谈档案管理信息化建设的必要性[J].价值工程,2018,37(22):139-140.
[3]陈柏峰.档案信息化建设工作初探[J].黑河学刊,2018(04):167,169.
[4]脱连弟.新时代背景下如何提升机关事业单位信息化档案管理[J].科技传播,2018,10(11):146-147.