摘 要：随着信息化的发展，档案工作的管理环境发生了很大的变化，传统的档案管理方式已无法适应现代数字化档案管理的需要，因此需要对档案管理工作的方式进行创新改进，只有这样才能够使档案管理工作得以顺利开展。信息化给档案管理工作带来了机遇的同时也带来了新的挑战。信息化条件下如何改进档案管理工作是每一个档案管理人员应该认真思考并努力改进的问题。本文分析了信息化条件下档案管理工作中存在的问题，提出了信息化条件下档案管理工作的改进措施。
关键词：信息化条件；档案管理；存在问题；改进措施
引言
随着现代科学技术不断进步，信息技术被广泛应用于社会生产生活的方方面面。档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的具有保存价值的文字、图表及各种形式和载体的历史记录。档案是一种信息资源，信息在社会生活中发挥着重要的作用。信息资源已成为经济发展的首要资源，随着信息化的发展，传统的档案管理模式已无法适应数字化档案管理的需要，在档案管理工作中电子化档案已经得到了广泛的应用。档案管理部门要把档案信息化作为一项重点工作统筹安排，把原始的档案信息转化为文字、图片等信息化档案资源，进而为需求者提供更加优质的服务。
一、信息化条件下档案管理工作中存在的问题
随着科学技术的进步，信息技术在现代管理工作中发挥着非常重要的作用。传统的档案管理工作已无法满足档案管理工作的需要，需要对档案管理工作进行改革和创新。目前在档案管理工作中电子档案得到了广泛的应用。但是现在有些信息处理设备软硬件的更新不足，档案信息资源格式的相容性不高，使得一些电子文件得不到及时有效的处理而导致信息资源流失。还有些档案管理中的数据库的建设不够立体，有的只能用于数字化录入和归案，使得信息资源分散而检索途径单一，这影响了档案管理工作的效率。由于网络的开放性，有些档案管理人员的安全意识不高，使得档案受到黑客和病毒的威胁，导致档案的数据丢失、档案资料被非法访问等问题的出现。有些档案管理人员的信息化技术水平不高，无法熟练运用信息技术，导致档案管理工作的发展受到限制。
二、信息化条件下档案管理工作的改进措施
1.由实体管理转向信息管理
传统档案的管理方式是以纸质、照片、录音或者录像等载体为档案管理的实体。一般以手工操作的形式对档案进行收集、整理、鉴定及保管等，档案种类步骤繁琐，工作量巨大。由于它的存储量非常巨大，档案管理部门无法对已经归档的资料进行信息加工和处理，导致许多档案信息资源被闲置甚至浪费。现代化管理技术和设备的引进为档案管理提供了良好的环境，而传统的档案管理方式面临着挑战。为了适应数字化管理的需要，现在的档案管理工作的重点应该从实体档案转向信息资源管理，应该以信息管理为对象，对各种门类的档案进行数字化加工，采用现代化的手段对档案信息资源进行管理。档案资源通过信息化后，就能够使信息重复性的多平台使用，进而真正发挥档案资源信息的价值，为社会的发展、科技进步等领域提供全面、高效、快捷的服务，进而为未来信息社会国民经济和社会的发展提供宝贵的战略资源。
2.合理安全的使用电子档案
合理有效的文件档案管理计算机信息系统是实现档案信息化的必要条件。因此，要改进和规范文件档案工作的流程，并根据文件处理流程设计档案信息化系统软件功能，同时建立完善的内部控制制度，以确保档案资料的安全。在使用电子档案时一定要注意电子档案的安全性，提高安全意识，防范计算机病毒和黑客的攻击。档案的法律效力与其载体有关，电子档案由于没有固定的载体，因此制定相应的法律认定条文存在一定的困难。在进行档案管理工作时，要对纸质档案进行统一的规范化和程序化的管理，以防止电子文件的流失。
3.合理运用信息化管理
大数据技术现在已被广泛应用于各行各业，大数据技术的使用为数据的收集管理带来了便利，充分利用大数据技术对庞大的档案数据信息进行管理具有非常重要的意义。档案管理部门利用大数据技术可以对数据信息进行专业化的处理，使档案数据的加工能力和数据安全性得以提高，进而增强档案数据的价值。传统的档案管理工作是人工对档案进行查询改进，现代技术的使用节省了大量的人力、物力和财力，提高了档案管理人员的工作效率。档案管理人员的素质对档案管理工作具有非常重要的作用，因此档案管理部门要对档案管理人员加强管理和培训，以提高他们的素质，促进档案管理工作的顺利开展。现代化的设备需要人员进行操作，档案工作信息化需要人员来实现。因此档案管理工作人员需要具备多元化知识，只有这样才能够适应社会的发展。因此建立具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是非常重要的。随着现代科学成果大量应用于档案管理中，档案管理工作者要加强学习，掌握相关的理论、文化和管理知识与技能。而档案管理部门要为档案管理工作人员创造条件，有计划有目的的对档案管理人员进行培训，为他们提供深造的机会。还可以采取以老带新等方法建立复合型人才群体和梯队型人才结构。同时充分运用信息技术，加快建设档案目录数据库，使全部档案案卷级目录都实现机检，对重要的全宗档案逐步实现文件级目录机检，积极建立各种数据库，对各种电子档案进行数字化处理，进而提高档案管理工作的效率。
结语
信息化时代的到来，档案信息化对国民经济的发展有着非常重要的作用。档案管理工作人员要转变观念，认真学习档案管理的相关知识，掌握档案管理的技能，不断改进档案管理工作，完善档案管理工作中的不足，适应信息化时代对档案管理工作的要求，为社会的发展做出贡献。
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