摘 要：对于企事业单位后勤工作中，对办公用品的管理是一项系统复杂的管理工程，涉及到对办公用品的计划、采购、分发和保管等多个环节。高效的办公用品管理工作能够保障企事业单位工作的正常运行，提高企事业单位的工作效率。因此，对于企事业单位的办公用品管理工作还需要完善的制度和良好的方法予以维持，为企事业单位的正常运行保驾护航。
关键词：办公用品；管理制度；管理方法
一、加强制度建设，规范管理流程
当前，对于办公用品的管理工作，需要引起管理者的重视。不少人认为，办公用品单价不高、较为零散，加强办公用品的管理显得小题大做。这种认识存在着误区，办公用品虽然零碎，如得不到妥善管理，滋生的浪费、舞弊日积月累也将对单位的财务管理带来很大的负面影响，在企事业单位的工作运行中，办公用品供应不及时、办公用品因保管不当造成了损坏以及对浪费办公用品的现状势必影响企业是单位的工作效率。对此，强化办公用品制度健身，规范管理流程是提高办公用品管理工作的重心。
加强办公用品管理制度的建设，首先要明确管理的目标。办公用品的管理应以服务企事业单位的工作为宗旨，以勤俭节约、防范舞弊为目标。勤俭节约杜绝浪费，就要在制订计划时详细分析库存的现状、采购的性价比，避免盲目采购；防范舞弊就要求对办公用品管理的各个环节考虑风险点，设置控制程序。其次要注重制度的全面性。办公用品管理制度应当包括对制定计划、采购方案、验收入库、领用授权、日常保管、内部监督等全过程的管理，以上程序缺一不可。制度设置后，可通过内部审计部门实施“穿行测试”来审验制度是否健全以及可执行能力。最后要注重制度的可操作性。要结合企事业单位的实际情况，具体问题具体分析，制定科学规范、操作性强的制度。内部控制的设置会带来管理成本的上升，因此也应考虑如何避免繁琐，做到简明实用，方便相关人员遵照执行。
二、加强采购与付款环节的管理
据调查，在当前的企事业单位的办公用品管理工作中，仅有少部分的单位最办公用品的采购做出了明确完善的计划和列表清单。而缺乏完善计划和清单的办公用品采购势必会影响管理工作的工作效率，更会造成某项办公用品短缺、提供不及时等现状，更由于重复多次小额的采购造成了资金管理和流转混乱、产生不必要的资金损失等现状。对此，办公用品采购中有必要对大额、集中的采购制定书面采购计划，并在预算申报中体现，杜绝盲目、随意性采购。同时应设置书面请购单，明确在请购中的审批权限、手续，建立有关流程。
采购实施环节目前主要存在的问题：由询价人员自己确定供应商。询价与确定供应商属不相容职务，由同一人担任，可能产生舞弊风险。本文认为，在办公用品具体采购中应至少保证两人以上参与，对询价与确定供应商、采购与订立合同等环节做到职责分离、相互制约。
验收付款环节主要存在的问题：由采购人员负责验收，缺乏书面验收记录。采购与验收由同一人员担任无法做到职责分离，可能出现采购人员与供应商不正当交易、供应商提供劣质产品、“以次充好”等现象。对此，对于办公用品采购组织和人员设置上，还应设置专门的验收人员，与采购人员相分离，并对验收情况做好书面记录。
三、加强领用与保管环节的管理
日常管理环节包括物品领用、保管两个方面。从调查结果来看，在领用与保管环节中主要存在的问题为：领用审批形同虚设、无有关资产台账、忽略盘点等。在办公用品的领用、保管环节中，首先，应完善领用审批手续。可结合实情，设置统一的领用单据，领用者凭授权人签字授权的领用单，向保管人员领用，防止领用中的铺张浪费等。其次，应建立办公用品台账，对办公用品的进货、领用、报废、维修情况均应记录。调查显示，有的单位或部门虽然设立了领用登记簿，但仅对领用情况进行记录，无进货等记录，信息不完整，直接影响对结存数的管理。最后，应加强办公用品的盘点工作，定期盘点，将账面结存数与实际库存数核对，做到账实相符，保障资产的安全性。办公用品的管理是单位中财务、资产管理的重要组成部分。
总结
办公用品管理工作虽是单位管理工作中的分支，但却彰显了整个单位的管理水平。高效的办公用品管理工作能够有效提升单位的工作效率，促进企事业单位工作有条不紊的顺利开展。因此，在企事业单位管理工作中，对办公用品的管理工作需要引起管理层的重视，通过建设完善的办公用品管理制度，规范管理流程，减少单位中不必要的资金浪费和人力、物力资源浪费；通过强化采购和付款环节的管理，让采购和付款环节的工作人员相互监督、相互制约，促进办公用品的采购和付款更加透明、高效、顺畅。最后，在企事业单位办公用品的领用和保管工作上，还要强化定期盘点工作，同时让领用人员做好记录工作，保障资产的安全性。
参考文献
[1] 孙永星.企业办公用品采购管理系统[J].昆明理工大学，2012.7.
[2] 刘晓慧.办公用品采购管理系统[J].重庆理工大学，2013.1.
[3] 梁晓锋，刘科财.高校低值易耗品管理的问题与对策[J].济南：科技信息，2008.31
作者简介
王磊，1965出生，男，汉族，籍贯：山东省章丘市，本科学历，助理研究员8级，工作单位：山东省科学技术厅机关服务中心，研究方向：机关后勤管理。
