摘 要：档案管理是任何单位和部门工作运行过程中的重要内容，通过长期档案管理实操过程中总结出工作中的重要要素，对档案管理的内容和存在的问题进行分析，对加强档案管理的后续工作提出自己的思路。档案数据的电子化为数据分析，档案利用效率的提高提供了技术支撑。档案是指开放大学工作人员在各项活动中产生的具有查考、利用价值并归档保存起来的材料，它既是高校业务工作的反映，也是档案管理水平的体现。随着高校档案管理工作的发展与深化，档案管理在教学与管理工作中发挥着越来越重要的作用。通过实操的档案管理总结与研究，依据开放大学档案管理规范开展好档案工作。实操中学会档案收集，还要学会对档案信息进行深入的分析、挖掘，借助档案信息完成工会工作，促进高校的快速发展。本文对开放大学档案管理中的问题以及数据分析方法进行分析与探讨，旨在促进档案管理水平提升，为服务开放大学发展做出更多贡献。
关键词：档案管理；实操总结；管理研究
开放大学档案是我国成人教育管理信息的重要载体，是开放大学资源配置的重要工具，对成人教育发展具有重要意义。开放大学档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过开放大学的档案可以证实教职员工以及从本校毕业的学生个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。可以为相关部门提供大量丰富、动态、客观有效的原始资料和数据。因此，对开放大学档案的科学有效管理，必将促进开放大学人力资源的开发，促进成人高校各项事业的全面发展。本文重点介绍开放大学档案管理内容与实操总结。
一、对个人档案进行分门别类管理
开放大学的个人档案可分为四大类: 教师员工档案、管理人员档案、学生和校友的档案以及户口留校家庭档案。从以上分类可看出，个人档案不管是教师员工还是管理人员，不管是学生还是校友，其所产生的个人档案成为了开放大学人事档案管理中最主要的部分。个人档案的内容有以下几个方面组成: 个人材料( 包括个人简历、所获荣誉、各种奖励、学历学位、论文与著作) 、入党材料( 包括入党申请书、党费情况材料、党员活动情况、考核材料记录)、证明材料( 包括发表论文的期刊复印件、各种证书复印件、项目立项复印件) 、特殊介质( 包括照片、底片、幻灯片、音频)。学生材料主要是学业方面的档案，包括上课（到校听课）记录、学生社会实践记录、作业纸质、考试成绩单、作业或考试、论文等。
二、对文件会议档案进扫描拍照入机存储
购买专业的档案管理软件，实现了信息兼容，加快了存量档案的数字化进程,采用录入、扫描、拍照等方式，对纸质档案进行数字化处理。对具有保存价值的电子文件实施集中管理，统一技术标准，建立电子文件管理标准体系，实现电子文件的规范化管理。另外，各科室，各部门（包括教务，办公室，工会，科研）还应把档案信息化建设纳入信息化建设整体规划，统一文件和图片存储格式，纳入各阶段实施计划，确保档案信息化建设与机关信息化建设同步规划、同步建设、同步发展。同时相关原始材料和凭证建立目录和备注，以备查询原始数据和材料。
三、规范有效的电子档案管理
首先是档案管理软件的选择要专业和使用便捷，通过对档案集中管理结合权限分配机制，实现开放大学电子档案从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索到利用、编研等一系列档案管理过程的管理。档案管理软件应该具有以下基本的性能要求：
1.建立电子档案库，纸质档案数字化，集中统一管理
2.多种途径在线检索档案
3.建立电子化的归档、借阅等档案标准管理流程
4.细粒度的权限控制体系，多重安全防护措施
5.提供各种统计报表，有效监控、评估档案管理工作
档案数字化工程让开放大学的人事档案管理在一定程度上实现了电子档案和纸质档案的双套制管理，这一数字转换使得珍贵的不能提供原件利用的档案也能以电子档案的形式实现其档案价值，也保证了档案原件的完整和永久保存。同时也为不能来馆查找利用档案的人员提供了远程查找的便利性。
四、档案管理人员培训是档案管理水平提高的关键
从事档案工作的各位档案管理员不仅具备基础的档案专员知识，而且都能熟练进行计算机操作，同时不同档案管理专员能满足各种档案管理的需求，切实做到了各司其职，人尽其用。这种分工明确的专业化的档案管理得益于开放大学几十年的办学经验和档案管理经验的积淀，也使得开放大学档案管理工作开展得愈发成熟。定期培训的形式强化档案管理人员的专业知识和素养，提升其档案管理水平。同时，各种档案协会也会定期开展档案学术交流，并对档案人员进行知识培训。开放大学专业档案人才队伍的养成除了各位档案管理人员先前的学术修养的铺垫外，也得益于定期的档案管理人员培训。相关培训和学习相关的档案管理知识和先进的档案管理理念，不断提高他们的自身素质和业务能力，多给管理人员提供外出学习和参观机会，学习其他单位好的管理经验，使他们开阔视野，不断充实自己，另一方面，加强专业人才的引入，尊重知识，尊重人才，给予专业性强的管理人员适当的鼓励和奖励，充分调动他们的积极性，从而带动整个档案管理队伍不断提高技术水平和业务素养。
五、建立档案管理网上系统
随着现代网络技术的飞速发展，档案管理与网络技术的结合成为一种必然的结果。现如今不少事业单位的档案管理工作，开始由单机管理转变为以计算机基于WEB模式下管理为主、手工存档为辅的模式。对此，事业单位可以基于传统档案管理工作，积极创新开放大学档案管理的新方式，在保证信息安全的情况下引入或升级国际化、现代化的档案管理系统软件，积极建立网上管理平台，同时成立专门的档案管理信息服务中心，为事业单位内部档案信息需求者提供信息查询与咨询服务。促进开放大学内部档案管理工作不断朝着现代化、规范化、系统化方向发展。
参考文献
[1]侯慧贤.论高校工会档案管理的功能[J]. 陕西档案 .2006（4）
[2]张晓娟,马瑜,左田原等.知识经济时代的事业单位档案管理——种知识资产观[J]. 档案学通讯 ,2012(4).
