摘 要:档案管理是事业单位的重要工作内容，单位的运行及发展都离不开档案管理工作，档案管理工作质量和效率对整个事业单位的运行有直接联系。传统档案管理方式已经不再适用于如今社会，现代化档案管理方式已经逐渐取代传统式档案管理方式。在事业单位档案管理中合理应用现代化管理方式，对促进档案管理的标准性和规范性有良好的帮助，提高了档案管理工作效率和质量，推动了事业单位的发展。分析探讨现代化方式在事业单位档案管理中的具体应用。
关键词:事业单位;档案管理;现代化方式;利用
如今社会发展愈来愈快，电子化管理已经广泛的应用于各行各业，管理体制的方式也在不断变更，事业单位的管理方式也逐步走在现代化的道路上，实行现代化管理方式对事业单位的发展以及管理都有积极的影响。如今计算机已经占据了人类大部分生活，信息化办公的方式已经普遍应用于工作中，这对传统的管理人员的技术知识以及专业素质也有一定要求。分析事业单位档案应用现代化方式进行管理，具体论述如下。
1、利用现代化方式管理事业单位档案的重要性
随着社会科技的不断发展，事业单位的资料也慢慢出现了多样化和复杂化，传统化管理方式已经不太适用如今的管理对象。虽然事业单位的管理方式已经趋于成熟阶段，但还是有一部分单位在实践中出现了一些问题，例如仍有部分单位还在使用纸张进行传统的管理方式，这种传统化的管理方式不仅会提高物质成本，老旧的工作方式造成内容繁多、工作量大会反而需要很多的管理人员，还会增加人力资源的成本，同时也存在不定因素，例如人工出错，效率过慢等，这样使事业单位的档案管理效率得不到提高。同时，在档案的保管情况下，传统式档案管理方法采用的是纸质资料，而纸质档案会需要利用大量的空间位置，在人员调取和查询方面会带来一些不便的影响，同时也增加了单位的运营成本。由此可见，传统的管理方式对事业单位的档案管理时间和效率都有限，并且程序较为繁琐。
将现代化管理模式实行于事业单位对档案管理工作中，可以减少管理人员的利用并且减轻工作量，避免因人工而出现错误情况，提高了人工的工作效率及质量，无纸张化档案可节省管理档案的空间，节约运营成本，也方便查询以及调取工作。所以，事业单位档案管理使用现代化方式能有效的提高效率，且具有一定的实用价值。
2、现代化方式在事业单位档案管理中的具体应用
2.1在档案检索与目录管理中的应用
档案检索和目录的建立是档案管理中非常重要的一项环节，能够直接影响档案的管理有效性。现代化科技不断地在发展，计算机技术已经广泛地应用于各行各业中，档案的录写已经从传统的手写方式转变成为计算机打印的方式，甚至已经开发了档案管理方面的专业软件，它能对档案的种类、具体资料及目录进行规则分类，自行汇总档案内容及关键词进而对其建立分类标准，只需管理人员将档案按照顺序录入到计算机系统当中，它会自主形成一个分类统计，这样会减少检索的时间，具有规范性。在调取档案的时候，在搜索栏键入关键字等相关信息便可直接查询档案，使查询更加便捷。使用现代化方式管理档案，能够方便查询档案，对档案的合理分类工作也起到有效的成果，对实现档案管理目标提供了较大帮助。
2.2在档案管理辅助业务中的应用
档案管理工作内容较为繁琐且具有多样性，存在很多辅助性工作，如档案的收集与整理，鉴定和保管工作以及利用与统计分析等，在过程中若出现较多档案信息，再利用计算机对该信息进一步处理。有效的在档案管理过程中实行现代化方式，正确的对档案管理中的的相关内容进行科学性的处理，对管理人员的工作量有一定程度的减少，对辅助性工作的质量也有了提高，现阶段管理人员对档案管理软件使用率较高，这些软件方便统计分类，对档案的查阅与调取能够有效的统计，更合理化的应用于事业单位档案存储管理中。
2.3在档案库房管理中的应用
随着信息化时代的到来，计算机技术越来越先进，事业单位的档案库房管理工作也理应与计算机技术相结合，根据事业单位档案库房的具体情况，在原基础上加强现代化库房管理。为了保证档案的安全性，实时利用先进的计算机设备全方位对事业单位的档案库房进行监控，同时应对库房的环境进行全面监控，如室内的空调设备和空气温度控制设备等，如果出现问题，监控系统会发出相应的警报声，需要满足库房管理的环境标准，所以需要管理人员对其进行严谨细心的管理。智能化特点的现代化方式有效的运用在事业单位档案管理中，使档案管理工作迈向智能化，事业单位的档案管理更趋于现代化。
2.4在档案形式转变中的应用
传统的纸质档案已经逐步在减少，现如今许多事业单位在档案管理过程中，传统纸张文件已被电子文件所取代，以电子档的形式来保存文件，与纸质文档相比较，电子档文件更方便于查阅与调取，对事业单位档案管理的效率有提高效果。管理人员应加强对档案数据库的建立，将现代化数据库和多媒体技术优势有效的进行融合利用，主要体现在图片、音频以及视频等内容上，再对其进行整合，让档案形式更加规范化和标准化，对实现档案的一体化管理有较大的帮助。光盘作为现代化管理方式中重要的一项工具，在事业单位的档案管中理所应当具有较好的应用价值，光盘方便保存，读写速度也非常迅速，并且能储存大量文件，节省了档案管理的空间，让档案具有更高的安全性。此外，档案管理人员需注意计算机授权问题，在采用现代化管理方式同时，只有经过授权的管理人员才能对计算机系统进行使用和查询，否则可能会出现档案资料的丢失或被更改等相关影响。
3、事业单位档案管理中利用现代化方式存在的问题及改进建议
上述可见，现代化方式应用于事业单位的档案管理中，会有许多积极的效果，能节约运营成本，节省检索时间，提高管理效率及管理质量，与此同时，在实施现代化的管理过程中也不可避免的会出现下面的一些问题:
关于文档的分离问题：计算机设备在文档经过文档口时，会将文件的前两个阶段视为文件，将文件后两个阶段视为档案，且管理标准不一致，这样会让文档的每段都形成独立的情况，文档则会出现分离的现象。关于网络安全方面：由于智能化的迅速升级，网络技术越来越发达，其安全性的问题不容忽视。而专业的计算机技术大部分的管理人员无法具备，在管理人员对文档进行逻辑处理归档工作后，没有对文档进行物理归档，若网络安全出现情况，将会丢失电子文档。
由此可见，第一，针对文档分离这一问题，文档应该实现一体化效果，这样能有效解决文档分离现象。使用更加高级成熟的管理软件，从原始文件开始整合统计，省掉重复的环节，在内部实现一体化。第二，针对档案管理这方面的网络问题进行分析，尽量解决安全方面的问题。相关人员进行研究工作，档案资料的安全是首要的，对档案信息进行加密措施，在使用网络前及时对网络安全问题进行评估，同时研究开发具有针对性的安全软件。此外，档案管理工作内容单一，缺少复合型人才，加强管理人员的计算机技能对提高工作效率有较好的帮助。
4、结束语
总之，现在部分事业单位的档案管理工作仍然存在问题，想要提高管理效率并促进事业单位的发展，需要把档案管理的特点和现代化管理方式合理的结合利用，并结合本单位对现代化管理方式进行创新，对管理方式进行优化，提高档案管理工作效率和质量，帮助事业单位更好的发展。
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