摘 要:根据多年工作的体会,以湖北省农业科学院果树茶叶研究所为例,分析农业科技档案开发利用工作中存在的问题,提出加强农业科研档案开发利用工作的对策,为农业信息化建设服务,为现代农业发展服务。
关键词:农业科技档案;开发利用
农业科技档案是农业科研活动的真实写照,它不仅是农业科研活动全过程的真实记录,也是科研经验成果的重要载体,是一种重要的资源财富。做好农业科技档案的开发利用,充分发挥农业科技档案信息资源的作用,能有效促进农业科研工作的良性循环,大力促进农业科技成果的转化,提高现代农业产业发展水平都具有重要的历史和现实意义。
1.农业科技档案开发利用工作的现状
1.1农业科技档案归档率低,不利于开发利用。
农业科研工作具有研究周期长、室外作业多的特点,加上很多科研课题执行过程中需要多方、多年的协作,数据采集来自不同地方,往往一个品种的选育、一个项目的完成需要五、六年,甚至上十年,增加了农业科技档案收集工作的难度。同时,科研人员存在重申报,轻建档;重成果、轻积累,重短期,轻长远的思想误区。有的科技人员视科研档案为个人财富或课题财富,不愿意、不放心将科研资料交由档案管理人员管理,致使档案工作难以开展,造成农业科技档案归档率低。
1.2 利用形式比较单一。由于农业科技档案的内容具有一定的技术性和保密性,因而开放程度较低。利用人员范围主要是本单位内部科研人员,利用形式主要是提供档案阅览服务,主要用于项目申报和个人评定职称的档案证明。
1.3 农业科技档案编研工作缺失。
农业科研档案管理过程中,存在重保管,轻利用的传统观念,只注重归档的数量、规模,忽视档案信息资源的开发利用,单位内部没有常规的档案成果编研计划。档案部门人员虽然懂档案管理,但对果树、茶叶专业知识不甚了解,编研工作的积极性也不高,工作处于被动,无法很好地开发档案的价值。
2.加强农业科技档案收集工作的几点措施
2.1做好农业科技档案的收集工作,依托制度实现档案收集工作规范化。
第一,分清和落实档案管理部门、科技管理部门、项目负责人、课题兼职档案员等各自的档案职责,分解细化科技档案责任,将科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入有关部门和有关人员的职责范围,并使之与具体个人的切身利益相关。以湖北省农业科学院果树茶叶研究所为例,所机关档案室要加强对研究所下属九个课题组档案工作的管理和指导,全面履行档案机构的职能。所科研管理科对全所科研工作起管理作用,对全所的项目申请和科研成果应有全面的了解,科研管理科要协助所机关档案室提交前一年全所的科研项目清单,包括项目申请单位、项目内容、项目年限、课题主持人等,以便对各课题组的档案管理进行监督指导。各课题组要把档案工作列入科研计划、科研课题、科技成果管理工作中,把科研档案的形成、积累、归档等工作纳入科技人员职责范围,课题组兼职档案员在日常工程中要随时做好档案整理保存工作。明确收集范围,掌握收集重点,从课题的立项、课题实施、鉴定、报奖到推广应用等各个阶段做好科技文件材料的形成、收集、整理与归档工作。
第二,做到科研工作与档案工作“四同步”管理。下达科研项目与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步,验收、科研成果与验收鉴定科研档案材料同步,报奖以及科技人员考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。
第三,注意不同载体档案材料的收集。不仅纸质档案材料,还应注意电子文档、数码照片、影像等载体材料的收集,确保农业科技档案的质量和完整性。
2.2 挖掘农业科技档案资源,从新品种、新技术试验、示范、推广等各方面入手,做好农业科技档案编研工作。
举例,湖北省农科院果树茶叶研究所多年来十分注意农业科技档案信息的整理、加工、编研,在湖北英山、秭归、夷陵、宜都、巴东、崇阳、利川、京山、枣阳、潜江、钟祥、公安、仙桃、五峰、恩施、随县、南漳等果树、茶叶主产区,在江西金溪、山东烟台、山西太谷、重庆的永川、綦江、甘肃的天水等地建立“三新”(新品种、新技术和新模式)示范基地,进行科技成果的示范推广。根据农业科技档案资料,制作深受农民欢迎和喜闻乐见的光盘、多媒体、录像、宣传展板等不同形式和载体的科普宣传材料,宣传果树、茶叶新品种、新技术,收到很好的示范推广效果,受到当地政府的肯定。
2.3 了解需求,主动提供服务。
农业科技档案管理人员作为集中管理农业科研档案的负责者,除了动作档案管理知识管好档案之外,还要了解本单位农业科研项目的研究方向,了解本单位相关学科国内外的发展动向,了解本单位农业科技活动的任务、内容及正在进行的科研活动,主动提供农业科技档案信息,为科研人员撰写科研申报书、科研总结、科技创新依据提供详实、完整的课题研究档案,使农业科技档案藏之有道,用之有益。
参考文献
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