摘 要：教学档案的建设是教学管理的重要组成部分，是衡量高等学院教学管理水平的重要指标之一。保证教学档案的完整性、准确性和系统性是实现教学档案管理工作规范化、标准化、现代化的有力保障。本文阐述了民办高职院校系部教学档案管理的重要性，分析目前各系部教学档案管理中存在的问题，并提出了加强教学档案管理的有效对策。
关键词：系部教学档案；现状分析；有效对策
系部教学档案是在教学管理和教学实践活动中直接积累而形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体等材料的集合体。系级教学档案是高校教学管理工作有效开展的重要前提，是提高教育质量、改善教学管理水平的有效保障，更是教学评估工作的基础依据。随着民办高职院校办学规模的不断扩大，给教学档案管理也提出了新的要求。实现教学档案管理工作规范化、标准化、现代化，充分发挥教学档案在学校管理中的重要作用，需要系部教学档案管理人员的共同努力。笔者结合自己在民办高职院校的工作经验，对如何加强系部教学档案管理提出了几条有效对策。
一 、民办高职院校系部教学档案的重要性
系部教学档案记录着教学活动过程中的经验和教训，是教学活动内容与效果的全面概括和客观反映。它可以作为教学管理工作的凭证，在各种教学质量评估中起着举足轻重的作用，同时对于发展和提高教育水平具有较高的利用价值。具体表现在以下几个方面：
（一）教学档案是教学质量评估过程中的重要依据
近些年，随着高职教育的不断改革创新，国家对于民办高等教育也愈来愈得视，各类评估也逐渐增多，教学档案的重要性也更加明显，教学档案作为高职院校教学质量评估的基础和依据，在评估过程中，自评报告的撰写和各项指标的综合分析，小到一个数据，大到一个教研成果，都需要通过教学档案作为支撑材料来客观公正的反映教学管理水平。
（二）教学档案是制定人才培养目标的重要参考
在日常教学实践活动中形成的真实历史记录，是所有教师和教学工作管理人员能过不断积累、反思、改进而形成的宝贵经验，它反映了教学活动的产生的实际效果。为制定人才培养目标、修改教学计划及课程大纲提供了重要的参考资料。
（三）教学档案是鉴定学生学籍的重要凭证
学籍档案是每一个学生从入学到毕业过程中的全部记录。主要反映学生在校期间在学习、生活等各方面的真实表现,一旦毕业证丢失或用人单位需要出具相关证明时，通过查阅学籍档案，就可以很快提供相关信息。教学档案是学生走向社会、选择就业的重要的凭证。
二、 系部档案管理工作的现状
在高职院校，特别是在民办高职院校，学校领导对招生就业等有直接效益的工作比较关心，而对教学工作，包括教学档案的管理工作不太重视，认为这些工作比较简单，很难在短时间之内有明显成效并突出特色，但学校的工作应该以教学为中心。
系部教学档案是教学工作的一部分，对教学工作有重要的规范、促进作用。但从民办高职院校现状得知，大多数系部存在教学档案管理意识淡薄，制度不健全，归档不规范，资料收集不完整等问题。
三 、造成系部档案管理现状的原因分析
（一）教学档案管理意识淡薄，领导不力
部分系部领导对教学档案的重要性认识不足，没有引起足够重视。导致很多重要的教学资料没有及时收集，由于领导的不重视，也会加大教学管理人员对教学资料收集的难度。教学资料往往要在管理人员的多次催促下才能完成收集工作，而大量有价值的文档因不能及时归档，导致珍贵材料流失，难以发挥教学档案的利用价值。
（二）教学档案管理制度不健全，管理不严
建立健全的教学档案管理制度，并严格按制度执行，是教学档案管理工作实现规范化的有力措施。但目前大多数系部管理制度中，相应针对教学档案管理的制度基本没有，即使有相应的档案管理制度，也没有得到充分重视和较好的执行。加之系部和学校主管档案部门之间缺乏应有的沟通和协调，使教学档案管理机制得不到正常运作，也看不出实质效果，很多教学档案不能及时移交上级主管部门，使档案处于散乱堆积状态。
（三）管理人员缺乏专业档案管理知识，队伍不稳
目前系部教学档案管理人员全部是由教学秘书或行政秘书兼任，有些甚至是多人分管，他们都没有经过档案知识的系统培训，在档案整理过程中只是将收集来的教学资料进行简要分类后就放入档案盒中，没有规范按照档案管理要求来整理归档。其次，教学秘书在系部管理中还有大量的其它工作要做，没有更多精力放在档案收集整理和归档工作上。再次，目前系部的教学管理人员中，大多数是刚毕业不久的青年教师，一旦晋升相应职称或有了更好的单位，就会择岗或离职去其它单位，导致教学管理队伍极不稳定，使教学档案的管理缺乏连续性。
（四）教学档案管理手段落后，档案利用率不高
目前各系部的教学档案管理主要是以手工操作为主，计算机辅助管理的模式。部分系部甚至连目录索引都没有。而随着高职院校的不断快速发展，教学档案管理仍停留在手工操作阶段，工作效率低，势必跟不上学校全面发展的步伐，而管理的自动化和信息化缺乏，会使资料信息无法实现资源共享，档案利用率不高，不仅浪费资源，也使教学档案管理与学校科学化管理脱节。
四 、加强系部教学档案管理的对策
（一）明确系部教学档案职责，加强领导
系部教学档案要实行集中管理，确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用充分发挥教学档案的作用。其次，系部要组织教师及有关人员认真学习各级各类档案管理规章制度，并配备相应专职档案员负责本单位教学文件教材的收集、整理。并明确档案管理人员的职责。再次，系部要加强与教务处、综合档案室的联系，共同做好教学档案建设和管理的各项业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。
（二）健全教学档案管理制度，执行到位
依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校教学文件材料归档范围》等文件精神，结合学校实际情况，制度教学档案的各项管理制度。将教学档案建设和管理纳入教学工作计划，纳入教学管理人员的职责范围，做到布置、检查、总结、验收各项工作的同时，资料归档工作同步进行，即“四同步”。其次，还可以建立教学档案管理的评比和奖惩制度。从客观上增强档案管理人员的责任心和主动性，使教学档案资料的分类归档，目录检索、借阅移交等各个环节都规范有序。
（三）加强教学档案管理人员素质，提高待遇
目前各系部的兼职教学档案管理员都没有相应的待遇。首先，在由系部提出教学档案工作人员配备的要求后，人事部门应该根据要求，提高档案管理人员的待遇，从一定程度上可以稳定教学档案管理人员队伍。这是教学档案管理持续性的有力保障。其次，在学院层面上，综合档案室应当会同教学主管部门，结合学校实际情况，通过开展档案管理专业类讲座、实地考察学习等形式，对教学档案管理人员进行专业知识培训。系部也可与兄弟院校之间建立沟通互助，交流探讨，取长补短，进而不断提高教学档案的管理水平。以适应学校建设和发展的需要。
（四）提高教学档案的管理水平，改进创新
随着科技的不断发展和进步，计算机的应用已普及到各个领域，作为教学档案管理，这种以手工为主的操作会逐渐减少，而构建数字化，网络化、信息化的新型档案管理模式，已经成为一种必然趋势。在广东地区，例如华南农业大学、广州大学等多所高校已成功实现了这种现代化电子文档数据库管理模式。而现在需要的是能有更多的学校采用这种管理模式以实现更高平台上的信息资源共享。另外，各系部通过校园网可实现校内资源共享， 这样可以更直接，更快捷方便的满足广大师生对教学档案资料的需求，提高教学档案的利用率。最大限度服务教学，促进学校教学工作不断发展。
五、结束语
系部教学档案管理是一项持续性很强的工作，其工作结果对教学乃至整个学校都具有深远影响，工作要求规范、准确、全面。
加强民办高职院校系部教学档案管理是一个长期而艰巨的工程，现在的状况必然成为历史。在提高系部教学档案管理过程中，必须重视教学档案的重要性；逐渐健全其管理规章制度；逐步稳定其管理队伍；进一步提高其过硬的专业素质；同时需要学校各部门之间沟通配合，才能使民办高职院校的系部教学档案管理走上规范化、标准化、现代化的轨道。
参考文献
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