中职学校学生档案，是学生在校期间学习、生活及各种社会实践活动的真实历史所形成的原始记录，体现了档案的唯一性和真实性，以及无法替代的凭证性。它为学生毕业后继续深造、参军政审、录用单位了解学生等提供真实可靠的依据。中职学校学生档案管理是对学生在校期间所形成的全部材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及转递等工作。2008年，教育部、国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》，强调丰富中职学校档案内涵，倡导“大档案”理念，将学生档案纳入高校档案管理范畴。所以，对于一个中职学校来说，必须狠抓这项工作，规范、科学地管理好学生档案。为此，本文特就新形势下如何做好中职学校学生档案管理这一论题作如下探讨：
一、提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制
提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
二、完善网络招生机制,落实招生工作档案负责制
为了及时、准确、全面地收集学生档案,采取两条腿走路的方式,一是由校招办收集各市县招办邮寄的档案。二是在新生开学报到当天,各专业在新生报到处设点收档。先由学校学生办公室进行核对,并在档案袋上填写好每个学生的专业、班级、姓名、学号,再将新生档案移交至校招生办,校招生办在新生入学后一个月内将收集到的学生档案移交到校学生档案室。只有规范新生档案交接,严肃学生档案管理,才能防止和杜绝学生自带档案引发的一系列问题,确保学生档案内容的真实性和完整性。现行新生档案管理实施流程图,如图1:
三、做好毕业档案整理、转出工作
毕业生档案材料是用人单位选拔与使用毕业生的重要材料。每年6月，学生处学籍管理科抓好学生毕业前学籍档案材料的检查审核工作，确保档案材料真实完整、齐全规范。整理好的学生毕业档案，审验合格后，履行签字手续，移交给招生就业处，再由招生就业处负责并严格按照毕业生报到证副证转递邮寄。学生毕业离校后，学生档案遵循“档随人走”的原则，或通过机要局直接邮寄，或送档案上门，跟随学生到就业单位。
我校针对毕业生对档案认识不足的现象，在毕业生离校前通过加大宣传力度，积极开展毕业生档案工作的宣传和教育，增强学生对档案重要性的认识，坚决摒弃学生档案可有可无的错误思想；通过就业指导，让毕业生明白档案是一个人的“社会身份证明”，知道学生档案是干部档案的重要组成部分，政审、转正定级、职称申报、出国、考研等均要以档案材料为依据，缺少档案材料会对自己今后的发展不利。同时，还要让毕业生了解机要交通的查询期限，档案转递后要及时落实接收，档案自己不能私自拆封等档案常识。学生认识的加强、态度的转变、思想的重视，带动了档案意识的增强，从而杜绝了“死档”、“弃档”问题的出现。
四、利用先进科技手段提高档案管理水平，实现人事档案管理现代化
加快实现从传统办公方式向现代化办公方式转变，充分利用电脑外部设备，实现人事档案电子化管理。人事部门所有联网的电脑共享打印机、扫描仪、刻录机等外部设备，各自负责自己的分工，文件输入、打印，不再全部交打字员负责，这样既节约了设备投资，节省了人力和时间，减少档案资料“流通”环节，同时也锻炼了队伍，提高工作效率。运用网络资源，建立局域网信息库，实现网上资源共享。例如，可设立1台性能较好的电脑为服务器，建立1个局域网共享信息库目录查找使用，将极大地方便工作，提高整体工作效率。至于日常维护工作可由单位制定专人负责。每个地区的人事部门都能建立这样一个信息库，把他们连起来就是一个较大的人才数据库，人事调动、招聘人才的程序将大大减少，将在很大程度上节省人力物力。
五、制定学生档案目标管理制度，做好学生档案的收集工作
实行学生档案的目标管理，就是把学生档案的重点转化为目标值，提出完成目标的时间、措施、责任人，把工作落到实处。制定学生档案目标是实行档案目标管理最基础的工作，为了使所制定的目标科学、合理、操作性强，我们在制定管理目标时，要做到档案目标管理的要求与日常工作相结合。首先抓好学生档案资料的收集工作。必须做到档案资料收集的齐全、完整，它是学生档案管理的基础环节；是集中统一管理学生档案的重要内容和首要措施，学校各职能部门要积极配合。过去，我们由于归档制度的不健全及其它原因，部分学生档案资料不按照规定及时归档、移交而散失在个人手中，而职能部门的人员又在不但变动，造成一部分学生档案资料的遗失和损坏。针对这些情况，学校制定了切实可行的工作目标以及完成目标的措施并落实到人，对那些在日常工作中形成的学生档案资料不保存、不移交的个人及职能部门与学校年终评比表彰，年度考核挂起钩来。由于目标明确，措施得力，责任分明，各职能部门认真对待，学生档案资料的收集工作收效显著，确保了学生档案资料的信息完整。二是认真审定收集到的档案资料的质量。无论是纸质的还是电子的档案资料，要严把档案的书写质量关。对移交的档案资料看是否按要求书写；认真检查档案资料的完整情况；查归档的资料是否缺少附件；查照片、声像档案是否有文字说明；查注重批示的是否有领导签名；查各种呈报审批表是否有审批机关签字盖章等，杜绝把不符合要求的档案资料归入档案室。三是切实做好档案资料的保密工作。做到不随意堆放，随意乱借。只有做好了学生档案资料的收集、整理、编研工作，才能查找方便，进一步提高档案资料的利用率，提高工作效率，更好地为学校的学生管理工作服务，为教学工作服务。
总之，建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。
