信息文化背景下医院文书档案管理工作转型创新

在信息时代迅速发展的大环境下，当前医院所面对的一个难题就是，怎样运用先进的技术对医院内部进行有效管理。目前，医院文书档案管理工作是一个重点，在信息文化背景下，此管理工作而言亟需转型创新，对其管理工作也有着更高的要求，唯有不断地进行改进和完善，才能使医院整体的管理水平和能力得到提高。对此，本文将浅谈在信息化环境下，医院文书档案管理工作的转型创新措施。

一、信息文化背景下医院文书档案管理工作的现状

（一）文件缺失

医院的档案材料很复杂，而且来自不同的部门，在档案归档前，有可能会在各个部门之间互相传递，由于没有计算机的扫描，所以档案只有在传递结束后才会被保存，这个时候，档案往往会被损坏或者遗失[1]。档案的完整和正确与否，主要依赖于归档工作人员的专业水准，因此，文件遗失、类型错误等问题就可能频繁存在。就当前而言，医院的档案管理人员的职业素养参差不齐，比较明显的问题是年龄老化、技术老化等，部分医院的一些管理者甚至对计算机不熟悉，只能进行一些简单基本的操作，所以就无法发挥信息技术的作用，也无法对档案资料进行准确的记录和分析。特别是在基层医院中，其电子档案管理的质量、效率均不高，有明显的落后性。

（二）查阅流程较烦琐

对于信息化水平低下的医院，其档案资料的查阅也比较困难。通常情况下，要查询档案的年代，找出相应的登记簿，逐一核对，登记编号，查找档案，复印，整个查阅流程较繁琐。如果是丢失的，或者是没有记录的，那么就必须要仔细的检查附近的卷宗，工作量也会大大增加。就现在而言，部分医院的文件管理还停留在纸面记录的层次上，一般都是靠着对文件的重新梳理和阅读，如果要查阅有关的文件，就必须仔细地阅读文件的内容，然后再挨个地寻找所要获得的资料，整个过程非常繁琐，且非常的耗时耗力。

（三）对管理不够重视

目前，个别医院依旧还没有足够的关注档案管理，在对档案进行管理的时候，他们还停留在对纸质档案的管理上，对电子档案的存档和查询没有重视。有些医院只认识到了电子档案可以用来应对查档，却忽视了电子档案在运行、管理以及发展过程中的重要性[2]。部分医院的管理层也还没有意识到，传统的文书档案和管理模式已经无法适应目前不同层级的管理要求。同时，在进行电子档案的改造时，无论是人力资源还是经费的投入，都无法跟上不断改进的要求。因此，亟待加强对传统档案的收集和利用方式，以提高工作效率和质量。

二、医院文书档案管理工作的转型策略

（一）提升管理者的档案管理信息化认知

在医院档案的信息系统建设中，第一步就是要逐步加强文件管理工作的信息化意识。随着信息化时代的迅速发展，大部分医院在文书档案方面，都逐步采用信息化的方法，不但提升了文件的管理的效率，而且显著地提高了查找文件的速度。但针对目前很多管理员对其缺乏了解这一现状，有必要逐步加强其意识。首先，必须逐步提升档案管理员的素质，定期开展相应的培训学习，让管理者能够熟悉信息化操作，使其了解到利用信息化技术在文档管理中的方便。其次，医院应逐步加大对档案信息技术的投资力度。在这个技术飞速发展的年代，装备更新的也越来越快。所以，医院必须逐步更新某些陈旧的档案管理设备，确保有足够的硬件和软件设施，如此才可确保信息化技术在档案管理效能中的有效发挥。

（二）创设科学信息管理平台

首先，要构建一套完善的档案管理体系。医院内部的档案资料必须体现出数字化特点，并一一进行归纳和分类，让档案文件有科学的接收和发送轨道，实现档案的共享，提升其效率。其次，医院还需要构建一套完善的档案存储体系，将整个医院的文档都归类到对应的体系中，并且要对这些体系进行严密的保护措施，特别是一些比较关键的档案，我们要进行多层次的保密处理，以保证这些档案的安全性[3]。另外，还需建立档案信息查询体系，确保在医院工作人员需要查阅档案时，能够迅速、精确地查找，逐步提升档案的利用率。除此之外，还可以建立一个评价体系，对档案管理人员进行评价，把档案管理信息化作为评价的一部分，对表现优异的档案管理人员，可以给予相应的奖励或职称上的升迁。

（三）提升办公室档案管理人员专业素质

为了提升档案工作的通畅性，医院的办公室需要有专门的档案管理部门来支持，从而从根源上改变当前的档案工作人员缺乏职业素养和技能的现状，让有关部门的员工们明白，如果条件是人才选拔的依据，那么将会极大地限制着医院的发展。要想提高医院档案的工作质量，就需要选拔出一批素质较高、能力较强的优秀管理人才。在此基础上，还应加大对内部档案管理者的培训力度[4]。在每次的培训之后，还要对其进行管理水平的考核，以保证其在岗位上的优异表现。另外，要加强对档案管理者的法制和法规方面的培训，增强档案管理者的责任心，加强其思维意识，让其管理水平得到提升，确保管理者能够集中精力做好档案工作。

（四）提升工作的规范性

医院档案是医院的重要组成部分，其管理质量的好坏直接影响着档案的优劣[5]。所以，相关的管理者要做好文书档案与管理工作之间的有效联系，提升工作的规范性。首先，要确定专业的管理者，固定管理人员，避免人员上的流失和波动[6]。此外，在进行档案工作的时候，各个部门的专职档案人员要对文档资料的内容进行及时地跟进并加以改进，保证文档和卷宗能够被及时地进行收集和归类，并对所收到和收到的文件进行及时地登记。如果发现有问题，一定要尽快解决。其次，专职档案室人员要主动与兼职档案工作者联系，对外聘档案工作者进行及时的协助、辅导，严格按照外聘工作原理、方式进行人员的选拔，保证外聘档案、工作的品质。当兼职档案人员将前一年度的档案转交到档案科时，兼职档案管理员要及时完成档案的组织、识别、分类、编目、查找，并将其汇总整理、数字化。在整理工作中，如果有文件遗失，一定要与全职的档案工作人员进行交流，特别要注意审核的文件以及一些重要的资料。

三、小结

综上，现在许多医院在档案管理工作中仍然存在着各种各样的缺陷，所以，在信息化的环境下，相关管理者都对档案管理的规范化、科学化需求给予足够的关注。与此同时，要加强对相关管理者综合素质和专业技能的提升。唯有构建出一套标准的医院档案管理体系，对医院的文书档案管理方式进行优化，医疗卫生事业才能在信息化的背景下持续地发展和繁荣。

参考文献

[1]曾红华. 信息文化背景下医院文书档案管理工作转型探讨[J]. 办公室业务,2021(9):130-131. 

[2]王静. 信息文化背景下医院文书档案管理工作转型探讨[J]. 智库时代,2021(3):74-75.

[3]胡楠. 医院办公室文书档案电子化管理方法探究[J]. 兰台内外,2021(26):13-15.

[4]黄路强. 医院文书档案信息化管理分析与研究[J]. 卷宗,2020,10(16):109.

[5]王莹. 医院文书档案管理的高质量发展路径[J]. 传奇故事,2022(32):93-95. 

[6]郝付波. 医院文书档案管理信息化建设探析[J]. 黑龙江档案,2021(6):272-273.