中小学学校教育档案管理规范化探讨

前言

中小学校档案是学校开展各种活动的历史记载，其中包括了文字、视频以及图表等资料，具有非常高的研究价值，对学校的发展有着重要的作用。中小学档案中是对学校教育实践活动的真实反映，对于学校的教育、管理以及党务工作有着积极的作用。因此，作为档案管理人员，需要从转变思想观念出发，提升对中小档案规范建设的认知，现在实际工作中是终保持着高度的责任心，这是提升档案管理科学化水平的重要方式。

一 、中小学档案规范化管理的作用

中小学档案内容涉及范围较广、种类较多，其中包括了学校的教学、招生、教学研究、校园管理等方面的内容，能够真实的反映出学校的发展历程，同时也是中小学校教学中的重要资源。中小学档案是学校发展的重要组成部分，是对学校实践经验的总结，能够为学校今后的发展提供参考依据，通过查阅相应的资料，能够更加全面的了解学校教育教学的发展，更有助于学校价值以及自身形象的建设，与此同时，能够给新时期学校届时提供更多的参考依据。除此之外，中小学档案中记载着学校现有的知识成果，也能将学校发展中的优良传统记录下来，这是学校发展的特色表现。为此，加强中小学档案管理建设具有非常重要的意义，同时，也对学校的发展提供了重要保证[1]。

二、中小学档案管理过程中存在的问题

（一）档案保管意识不足 

中小教育并没有明确档案管理的部门职责，也缺乏专业的管理人员，对于工作人员也没有明确的职责划分，长期以往工作划分不清，责任意识不强，导致工作中出现相互推萎的情况，这也不利于提升档案管理的质量。除此之外，由于个人的分工不明确，从而导致档案资料整理工作无人问津，这成为影响档案质量管理的重要因素，最终导致各项资料的缺失。

（二）档案收集工作难度大

在学校档案管理工作中，档案收集工作是最为基础的内容，同时也是各项档案资源的主要来源。虽然学校以此为基础制定了相应的档案管理办法，但是并没有明确档案归档的要求和内容，特别是各个部门之间的老师，也没有养成档案归档的意识，最终导致档案资料移交不明，这对学校档案收集工作而言极为不利。学校各个部门在工作当中会形成各种各样的档案资料，而各个部门之间的职能存在着交叉的情境，如果说部门职责发生了变化，那么，各类档案管理就会出现混淆，由此加大了档案收集的难度[2]。

（三）档案案卷整理不到位

首先，档案卷的目录不够准确，在文件办理完成之后，档案人员需要对所有的资料进行系统化的整理，其中包括了档案的分类、装订、排序、整理便于后期的纸质目录的查阅。当前，学校档案室所有的档案目录整理并不规范，并且存在档案案卷整理不准确的情况，无形当中影响了档案查询工作的开展。其次，档案案卷整理不完善。学校的档案大部分是来自于教育教学、行政管理及后勤管理的部门，每一类的答案都详细记载着学校的发展历程。然而，一些中小学档案管理中存在案卷不完整的情况，有的教师专业档案缺乏基本信息，这成为影响档案管理质量的重要因素[2]。

（四）档案利用效率不高 

首先，学校档案结构相对单一，并不具有吸引力。中小学更加重视学生档案的收集或者教师档案的收集，因此，缺乏食物类的档案以及科研性的档案，大部分的档案都是以纸质形式存在，而缺乏电子性的档案。目前，我国中小学档案结构相对单一化，很难满足学校教育教学的要求，也不能够体现出教育发展的历程，因此，缺乏吸引力。第二，检索工具单一化，档案的使用效率较低。中小学档案室配置了多种信息技术的设备，然而，由于人员之间匹配并不稳定，也没有开展专业化的培训，不能很好的实现档案信息化的管理，尤其是检索工作主要靠手工查询为主，大大影响了档案检索的效率[3]。

三、中小学档案管理过程存在问题的原因分析 

（一）学校对档案管理工作的重视度不够

首先，学校领导层对档案工作的重视度是做好档案管理的重要前提，学校管理层只是将工作重心集中在教学和招生方面，从思想层面上，对于档案工作的认知不足，只是单纯的认为，档案只是简单的文件储存的形式，并没有意识到学校档案管理工作的重要性，这也成为影响档案工作开展的重要因素。其次，对于档案工作的重视度不高，缺乏必要的资金支持。学校档案管理工作并不能给学校带来直接的收益，这也成为领导层不重视档案管理的重要因素[4]。正因如此，中小学领导层将所有的经费集中在教学管理方面，对于档案工作的忽视。比如中小学并没有设置专门的档案管理负责人，档案管理室的基础设施投入不足，这也影响到档案的保存和收集。最后，学校档案管理领导和工作人员责任意识不强。在学校档案管理当中，领导层是档案管理工作的核心，同时也是推动学校档案管理不断发展的力量，在某种程度上，决定了档案管理的整体水平。中小学档案管理工作的领导部门要意识到，档案管理的重要性，就当前学校档案管理来看，领导层以及工作人员缺乏对新技术的了解，并没有认识到信息技术对档案管理工作的重要性[5]。

（二）缺乏完善档案管理机制

首先，学校档案管理制度并不完善，虽然学校出台了档案管理的办法，但是并没有设置相对应的管理制度，缺乏一套完善的档案管理机制。正因为如此，中小学各部门需要自行对本部门的所有档案进行整理，没有专业的档案管理人员，缺乏档案归档整理的意识，这也影响到学校档案整理和保存。其次，学校档案管理缺乏相对应的考核机制。中小学并没有根据档案管理工作出台相应的考核办法，也没有设置定期检查档案管理的工作。缺乏相应的考核机制，从而导致管理人员只是得过且过的思想，缺乏工作积极性[6]。

（三）档案管理人员缺乏责任心

当前，大部分的中小学档案管理人员是以退休人员为主，并没有经过专业的培训，也不具备档案管理的意识。特别是大部分文员都是临近退休的年纪，对工作缺乏热情，没有很强的责任心。与此同时， 中小学是属于事业单位，一般不会开除工作人员。长期以往，档案管理工作的岗位缺乏竞争意识，最终导致档案管理人员的责任意识不强[7]。

（四）档案资源开发意识不足

首先，中小学管理层对于档案资源开发的意识不足。而学校档案管理，其最终的目的是能够利用档案资源，更好的服务于学校的发展。因此，作为学校档案工作人员，需要重视档案的开发和保存。而学校档案管理人员更要重视档案的整理和归纳，需要深入挖掘档案的各项资源，充分意识到档案资源管理的重要性。其次，学校档案资源的开发方式落后。随着我国信息技术的快速发展，档案管理工作可以由传统的纸质管理转化为信息化管理。但就目前中小学档案信息化管理的方式落后，信息技术并没有跟进时代发展的步伐，由此影响了档案资源的开发利用。在具体的工作当中，很多工作人员并不愿意学习信息档案管理，也不愿意尝试新技术的运用[8]。

四、促进中学档案管理工作规范化建设的措施

（一）建立健全档案管理机制 

首先，要提高领导层的重视度，为了更好的提升学校档案管理的质量，则需要提升管理层对档案管理工作的重视度，让管理层意识到学校档案管理工作对于学校未来发展的作用，并纳入到学校的发展战略之中，加强档案管理的统筹和规划，由此提升学校档案管理的工作效率。为此，学校的领导从不仅仅要关注学校的升学率，同时，要加强档案建设。其次，学校要强化档案建设，可以加强档案宣传工作，提升师生的档案管理意识。学校需要专门开设有特色的档案宣传活动，让广大师生树立良好的档案管理意识，由此提升档案管理的整体地位，并被档案管理工作营造良好的工作氛围。其次，需要建立健全工作人员培训机制。为了提升学校档案管理的工作质量，需要加强工作人员的培训力度，定期为工作人员开展档案信息化建设的培训，更有助于提升管理人员的综合素养[9]。

（二）提升档案保管整体水平 

首先，我们需要不断的完善库房的基础设施建设。学校需要为档案管理室安装自动灭火系统，降低各种安全隐患，由此，延长档案的整体寿命。其次，提供档案信息化建设的配套设施。在信息时代的背景之下，档案管理工作呈现出信息化的特点。为了更好的加强档案管理工作，学校要匹配相对应的档案管理设备。比如扫描仪、打印机、录像机等设备，提升档案信息化建设[10]。

（三）提升档案开发利用率

需要不断的加强中小学档案管理工作的建设，并为今后的档案使用提供便利。因此，对于档案管理人员必须不断的增强自身的服务意识，通过利用多种渠道和途径来做好档案资源的开发力度，提供更加优质化的服务。为了更好的保证中小学教育教学活动的开展。在中小学档案管理过程当中，我们要重视各种教学研究活动，通过有规律并且深层次的对档案信息进行整理和加工，再将所有有用的信息进行汇编，这样的形式才能从多方面、多层次呈现出来，大大提升档案管理的效率，并且为使用者提供更多的便利。同时，学校也要根据档案使用者所反馈的各项信息不断的加强档案管理体制的完善，更有助于促进学校之间的沟通和交流，真正的实现档案信息的共享。中小学校领导层需要意识到，学校档案管理工作的重要性，不断完善学校档案规范化建设，不仅仅有利于教师开展教学活动，同时有助于学校科研活动的顺利开展。与此同时，我们要加大中小学档案的开发和利用力度，这也能够将档案所有的价值发挥出来，更好的促进学校的发展[11]。

五、结语 

综上所述，为了更好的推动中小学档案管理工作的规范化建设，中小学需要建立完善的档案管理机制，由此，提升学校档案管理的水平，在利用信息技术对档案管理进行完善，由此，加强纸质化的档案保护力度，这是推动档案管理规范化建设的重要方式。

参考文献

[1]王鑫. 党校教育档案管理规范化微探[J]. 办公室业务, 2021, 000(001):P.132-133.

[2]简怡芸. 微探新时期开展中小学档案管理与信息化建设的措施[J]. 文化产业, 2022(32):1-3.

[3]牟美娟. 中小学教学档案管理存在问题及对策[J]. 基础教育论坛, 2021(3):2.

[4]武育杰. 浅析高等教育与高校教学档案管理的规范化[J]. 世纪之星—交流版, 2022(15):0148-0150.

[5]余正昊. 工程教育专业认证评估背景下高校教学档案管理规范化研究[J].  2021.

[6]陈让. 教学档案管理规范化对职业院校可持续发展的影响研究[J]. 决策探索, 2021.

[7]田敏. 社会保险档案管理规范化开展路径的相关思考[J].  2021.

[8]赵莉, 葛文洁. 前端控制视角下高校院系档案规范化管理探析[J]. 城建档案, 2021.

[9]戴晓昕马超男. 微谈计算机技术在档案管理现代化中的运用[J]. 新丝路:中旬, 2021, 000(006):P.1-1.

[10]户宁. 事业单位人事档案管理的必要性及对策探析[J]. 中文科技期刊数据库(全文版)社会科学, 2023(1):4.

[11]孙英. 新时期档案管理工作的探析[J]. 中小企业管理与科技, 2021.

 

作者简介

王敏娅，女（1978-），浙江宁海人，宁海县教育服务管理中心，讲师，大学本科从事教育管理研究。