数字化技术在档案管理中的运用及启示

档案管理是单位发展的基础，因此对于每一名从业者而言一定要从更加宏观的角度入手，来对现有管理水平和实践操作水平进行提升。在记录单位发展的同时也能够为日后的创新发展带来更多支持与帮助。下面就来结合实际工作经验，对数字化技术在档案管理中的运用和启示展开研究。

一、档案管理中数字化建设的运用

（一）数字化背景下的效率提升

数字化技术不仅是时代发展的需求，同时也要从减少图像、文件以及图表等实物资源应用的同时，增加数字化技术的应用，确保各种档案资源都能在电子信息支持下变得更加容易保管，最大程度上减少由于管理手段不当、操作方式较低等方面出现的各种不利因素，在根本上提升现有档案管理运用效率和查询速度[1] 。

（二）数字化背景下的网络应用

在进行档案管理的过程中，相关从业者还可以借助数字化背景来进行相关的网络应用与引导，从颠覆传统档案管理模式的角度来进行相关信息的有效沟通，在灵活运用现有数字技术背景下的网络应用同时，借助更加系统、完整的文档管理方式来减少物力、人力以及财力等方面的资源占用，让每一名从业者和使用者都能够成为数字化网络应用时期，档案管理工作的受益者。

（三）数字化背景下的一体化应用

作为数字化技术在档案管理中的应用方向之一，档案管理一体化还能够乘着数字化的东风来对各种信息资料、云资源展开有效整合[2]。从价值展现的角度入手来获得各种资源共享，站在使用以及档案信息开发的角度来获取更好的工作效率和查询效率，无形当中不断提高现有工作质量和工作效率，在资源共享的过程中得到更好的利用[1]。

二、数字化技术在档案管理中的启示

结合实际数字化技术在档案管理中的具体应用，我们可以能够获得更多与时俱进的感知，同时也能够在这些先进的工作方式和数字化技术中得到更好的启示。特别是在工作方式与数字化信息技术应用的过程中，从业者更是能够从复杂、冗余的操作中挣脱出来，在减少人力资源、纸质资源等浪费的同时，充分发挥数字化档案管理优势，通过若干的硬盘、若干张光盘就可以完成对传统档案管理中一个甚至多个档案室的替代[3]。此外，在数字化的技术应用下，还能够做好资源的利用和整合，通过相关兄弟单位之间的信息互动和交流来进行海量资源的拓展和延伸，从减少浪费的角度来获得更好的授课体验。结合实际来看，主要有如下几方面的启示：

一是档案管理更加规范化。在进行数字化的档案管理工作推进中，广大从业者一定要从提升现有数据处理效率的角度来对各种珍贵的图像、影像资料，行政文件以及技术信息、各类图纸进行规范。在分门别类的过程中完成纸质材料向数字化识别文本文件转化，通过直储的方式做好数字化的计算机管理体系构建，以此来更加高效、完整、规范地得到工作效能提升，为其日后的进步和发展提供更多可能，也能够从修改、输出、补充、复制等方面来做好强化和引导[2]。

二是能够从根本上提升中国数字化档案管理水平，做好现代化教学方式的引导和渗透。一方面，广大档案管理工作从业者和管理者都能够紧紧抓住数字化的发展规律，在紧跟用户需求的层面来进行转型发展，特别是在人员信息统计、职称评定工作推进的过程中，从业者更是能够从数字化的档案管理角度来进行更好的展现和导入，确保每一名用户都能够得到更好的体验；另一方面，从业者则是能够在提升现有提档速度的角度来充分利用移动硬盘、光盘、云盘等存储平台，为用户提供更好的认知平台和提高空间。此外，在细化档案管理方面，数字化技术的应用也能够从发展的角度来展开更好地优化，在提升现有档案管理工作安全性的同时，从“抵御黑客”等方面来提升自身工作质量和专业技术水平，借助这种有效的方式来均衡各项工作的发力点，真正地从标准化的信息支持中得到提升和进步，将新时期下的档案管理工作推向到一个全新的发展阶段，为社会的进步和档案领域的创新打下夯实基础。

三是突出创新管理的重要性。对于数值化的档案管理来说，其重要的启示还体现在较高的管理水平上面。在人才队伍选拔的过程中，先进的数字化技术能够有效地激发广大从业者的竞争欲望，更能够在实际的发展中拥有更加深入又透彻的体系认知。从与时俱进的创新中、从不断追求的进步和发展中，更加深入地理解数字化档案管理的实质，真正地发挥档案管理优势，为日后整个领域的发展带来更多可能。

此外，在数字化的档案管理工作中，还能够将相关的数字信息进行反复利用、拷贝和传阅，减少了档案查阅的空间距离、时间局限性以及保密文件传阅过程中的“安全缺项”，以更好地创造价值、向用户提供优质服务为己任，成为单位中，各个部门、各个环节的整合资源。例如，在数字化的档案管理工作开展中，可以很好地加强部门之间的内部联动、沟通，特别是在面对涉密档案、技术资料资源查询、转发的时候，也能够从授权应用等技术的实现来避免信息资源的交流以及纸质文件的损坏。

总结

综上所述，新时期下的数字化档案管理工作不仅是单位发展的核心内容，同时也是提升现有工作效率和工作质量的基础。每一名从业者都必须要关注档案数字化管理所带来的正面影响，在发挥其内在优势的同时也能够为社会的进步带来更多全新的启示。

参考文献

[1]陈继强. 数字化技术在档案管理工作中的应用研究[J]. 信息世界.2021（2）.11

[2]崔娜, 薛娜, 张慧峰,等. 数字化技术在档案管理工作中的运用探析[J]. 兰台内外.2021(25):3.