试论档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

近年来，我国经济实力不断增强，大众的生活方式也发生了一定变化，生活水平也在随之提升，因此，人们在就医时也有了更高的标准和需求[1]。在进行医院档案工作的管理时，需要将医院的各项信息资源进行整合，并明确指出医院的具体发展方向，使医院的整体医疗水平能够符合大众的具体需要。然而，在进行档案管理时依旧有着一定问题存在，对整体的医院管理质量造成了严重影响。对此，必须及时发现问题，及时改进问题，使医院的档案管理模式得到优化和革新，从而促进医院信息资源的合理应用，使医院能够健康、可持续发展。

一、医院档案管理概述

医院档案管理即负责进行医院人事资料、发展资料和各种建设资料等信息的收集和存放，能够推动医院的顺利发展[2]。另外，在有效的档案管理之下，还能及时进行各部门的监督和分析，可及时提交相应的工作材料，并获取有用的资料信息，以便及时掌握医院内部的工作和发展状况，对现代化医院的发展有着重要的指导作用。医院档案文案包括了人事档案、文书档案、病历档案等多个类型，如若管理有效则会促进医院发展，如若管理无效，则会产生反作用，阻碍医院发展。

二、医院档案管理中的问题

(一)档案管理机制不当

在进行医院档案管理时，可能出现主次不明、机构重叠的现象。档案主要分为文书档案、病历档案、人事档案多个类型。管理期间，如若管理者没有有效将其进行分型存放，则可能发生管理混乱现象。另外，医院档案管理也不仅仅需要进行资料的收集和保存，同时还需及时解析信息分析数据。然而，当下医院档案管理机制的科学性较为缺乏，不能有效分析管理者的各项数据信息，在解析时也可能有着误差存在，再加上没有有效的分类存放资料，也有着管理重复现象。如此一来，不仅会使得工作人员的压力增加，同时也会影响整体的管理效率，在查询相关信息时也会耗费较长时间。

(二)档案管理者的专业能力不足

虽然大部分医院均在院内设有专门的档案管理室，同时也加强了纸质档案和信息档案的保存工作，但在管理时依旧有着一定不足之处。部分管理者的专业水平低下，综合素质缺乏，因此，在管理过程中则不能有效发挥主观能动性，管理时常见有效率低下、失误、出错等现象[3]。个别档案管理者甚至还依旧采用的传统方案进行管理，并未有效利用各种信息技术，计算机的功能也不能有效发挥，因此对整体档案管理的质量和效率也造成了严重影响。虽然医院各岗位的流动性相对较小，但依旧有着一定波动，对于新入职的管理者而言，工作适应时间相对较长，同时也需经历较长时间的培训指导，新入职员工则不能马上进入到档案管理状态，责任意识也相对较低，如此一来，对整个档案管理部门的员工均会起到一定带动作用，对整体管理者的工作氛围也会造成一定影响。

(三)档案管理的信息水平较低

近年来，我国信息技术在各大行业中均得到了有效使用，医院在进行档案管理时也会采用信息化手段进行操作[4]。然而，在管理过程中，部分人员无法有效整合信息档案资源，也没有对每个科室的档案进行有效分类，信息数据共享和传递的次数较少。如若科室有对病历档案资料的查找要求，也不能及时查阅到所需要的信息，会浪费较大时间，效率也十分低下。另外，在进行信息技术的档案管理时，部分人员只使用了基本的信息功能，即利用信息技术进行资料的查找、整理和收集，但在数据分析方面的应用却相对较少。而信息技术的分析功能具有重要作用，通过数据分析能够大大提升整体的管理效率，因此，档案统一管理的难度也相对较大，不能达到预期的管理目标。

三、医院档案管理模式改革的具体举措

（一）完善档案管理机制

可不断完善档案管理机制，细化各项管理规定。例如，将档案材料分作人事材料、基础建设材料、医院发展材料等类型，同时打印出同类的目录，并将其制为不同副本[5]。如此一来，便能有效进行档案的分类存放，档案管理的工作效率也会随之提升。如果档案管理机制有着一定缺失之处，则可创建相应的监督部门，要求专门人员进行档案管理工作的监督和检查，如若发现有问题存在，则需及时改进。其次，还需加强对档案管理者专业素质的提升，注重档案管理者的培训和学习，强化管理者的责任意识，以此提升整体的档案管理质量。

(二)优化档案管理方式

首先，必须借助我国的相关法律法规进行档案的规范化管理，制定好档案管理的每一流程，使其更加具体化、科学化[6]。同时，还应确定出每个档案管理者的具体职能，将责任细化，使档案工作能够更加科学有效地进行。另外，还应选用科学合理的方式整合档案资源。医院档案管理工作的作用十分显著，档案结构也较为复杂，种类较多，因此必须选择科学的方法进行资源整合管理，尽量使档案的资源得到有效提取，整合过程中可结合具体的工作需要，明确档案资料的具体价值，同时不断提炼档案内容，使档案的有效性得到提升。另外，还可借助新兴档案载体使信息得到有效传播，方便资料携带，提升整体档案资料的利用效率和使用质量。

(三)提升档案管理的人才质量

针对新入职的档案管理者来说，怎样快速融入工作，怎样快速进入工作状态是管理过程中所必须要关注的一个问题。虽然岗位的流动性无法避免，但若想顺应现代医院的发展趋势，则必须加强对人才的管理。首先，档案管理科可多选聘各种专业人才，提升管理者的专业基础功底，以便更好地顺应工作。另外，还需选聘专业学习能力较强，学习效率高的人才，以便培训后能够快速上岗，快速进入工作状态。有条件的情况下，还可为新入职人员创设更为优质的培养环境。结合档案管理者的具体需求和医院档案管理的实际需要，还可确定出各种培训计划，定期还可邀请相应的管理专家来院指导，将优秀、高效的档案管理经验进行分享，以提升院内档案管理者的专业水平和管理能力。

四、小结

综上所述，在现代医院的发展中，内部的档案管理工作具有不可或缺的作用，但现阶段，医院档案管理期间还存在着各种问题和不足，机制的不合理之处也较为明显，管理者的专业能力也相对较低，因此必须加强档案管理模式的改革，不断完善档案管理机制，强化人才培养，改进管理方式，使档案管理工作能够更加顺利且高效的进行，提升管理者的专业水平，以便更好地为医院档案管理服务，促进医院的现代化发展。

参考文献

[1]朱海民. 论档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J]. 黑龙江档案,2021(4):110-111. 

[2]李亦萱. 档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究进展[J]. 数码设计（上）,2021,10(1):165-166.

[3]刘霞云. 档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究[J]. 卷宗,2021,11(14):68. 

[4]吴善锋. 档案双元价值视角的医院档案管理对医院文化建设作用研究[J]. 社区医学杂志,2021,19(17):1078-1081. 

[5]朱印. 档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究[J]. 兰台内外,2020(13):35-36.

[6]林写意. 论档案管理模式改革在医院档案管理中的措施[J]. 传媒论坛,2020,3(17):106,108.